Administrar salas de reuniones de Microsoft Teams

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El trabajo remoto ha obligado a las organizaciones a acostumbrarse a realizar reuniones virtuales. Eso es bastante fácil para reuniones de 10 a 15 personas. Pero las reuniones más grandes requieren un poco más de discusiones.

Durante el último año, hubo una abrupta transición de las reuniones en persona a las reuniones realizadas 100% en línea. A pesar de que la transición fue sorprendentemente fluida considerando las circunstancias, se han aprendido lecciones importantes con respecto a las mejores prácticas para las reuniones en línea.

Una de las grandes lecciones que muchas organizaciones aprendieron por las malas es que las discusiones interactivas tienden a no funcionar muy bien en grupos grandes. Si tiene una reunión de Microsoft Teams con 10 o 15 personas y necesita tener una discusión grupal, probablemente todo saldrá bien. Sin embargo, si el grupo es mucho más grande, el caos puede convertirse rápidamente en la orden del día.

Una forma de sortear los desafíos asociados con las discusiones grupales como parte de una reunión grande es aprovechar las salas de reuniones. Las salas de reuniones son salas de conferencias virtuales donde los miembros del grupo pueden alejarse de la reunión más grande para tener una discusión más íntima. Dado lo útiles que pueden ser estas salas para grupos pequeños, quería aprovechar la oportunidad para mostrarles cómo funcionan.

Lamentablemente, no puede configurar salas de grupos de trabajo desde el Centro de administración de Teams, lo que significa que no puede crearlas con anticipación. Solo puede crear salas de grupos de trabajo desde dentro de una reunión.

En este punto, verá aparecer una ventana emergente. Teams le pide que especifique la cantidad de salas de grupo que necesita crear para esta reunión en particular. Puede crear hasta 50 salas para grupos de trabajo por reunión. También hay un mensaje que le pregunta si desea asignar personas a las salas de grupos de forma automática o manual. Volveré a esta opción más adelante.

Haga clic en Crear y se crearán sus salas de grupo. Las salas de reuniones aparecen en el lado derecho de la aplicación Teams

Una vez que haya creado las salas para grupos pequeños, puede usarlas tal como están. Sin embargo, dependiendo del tipo de reunión que tenga, puede ser beneficioso cambiar el nombre de las salas de grupos de trabajo. Por ejemplo, imagine que usa Teams para organizar una pequeña conferencia virtual. Puede utilizar la sala de reuniones principal para presentar una sesión de apertura y utilizar las salas de reuniones para sesiones separadas sobre otros temas. Fácilmente podría hacer algo similar en un entorno corporativo. Puede crear una sala de reuniones para las personas que quieran hablar sobre el presupuesto trimestral y otra para las personas que quieran hablar sobre ventas. En estos u otros innumerables casos de uso, es útil cambiar el nombre de las salas de grupos de trabajo para que los usuarios sepan cuál usar. El organizador de la reunión también puede colocar manualmente a los usuarios en salas de reuniones.

Cambiar el nombre de una sala para grupos pequeños es un proceso sencillo. Simplemente haga clic con el botón derecho en una habitación y elija la opción Cambiar nombre de habitación en el menú contextual.

Anteriormente mencioné que cuando crea una sala para grupos pequeños, tiene la opción de asignar usuarios a las salas para grupos de manera automática o manual. Si bien es probable que sea tentador elegir la opción automática (porque ¿a quién no le gusta que las cosas sucedan automáticamente?), Es posible que la opción automática no siempre satisfaga sus necesidades.

Si usó la opción Automático cuando creó las salas para grupos pequeños, la apertura de una sala hará que los usuarios se muevan a la sala para grupos tan pronto como la abra. Si, por otro lado, opta por la opción Manual al crear las salas de reuniones, abrir una sala de reuniones simplemente les da a los usuarios la opción de unirse a la sala.

Por cierto, cuando cierra una sala de reuniones, todos los usuarios que estaban en esa sala se mueven automáticamente fuera de la sala de reuniones y vuelven al espacio de reunión principal.

Es probable que las salas de grupo no sean algo que desee utilizar para todas las reuniones en línea, pero si una reunión tiene muchos participantes y está tratando de fomentar la discusión, usar las salas de grupo puede ser una excelente opción.

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Fecha actualización el 2021-02-05. Fecha publicación el 2021-02-05. Categoría: microsoft Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: redmondmag