La mayoría de las pequeñas empresas han tenido que enviar archivos en algún momento
Tal vez solo necesite proporcionar documentos a su equipo o necesita enviar un gran proyecto a un cliente. Con archivos pequeños, puede adjuntarlos fácilmente a un correo electrónico y enviarlos. Pero los archivos grandes son más complicados. Cosas como videos, álbumes de fotos, aplicaciones y documentos grandes ocupan mucho espacio digital. Es por eso que necesita un programa o servicio para compartir archivos que tenga la capacidad de enviar archivos de forma rápida y segura.
Uso compartido de archivos de pequeñas empresas
Como propietario o trabajador de una pequeña empresa, no tiene tiempo que perder. Probablemente ya esté utilizando un puñado de herramientas para ahorrar tiempo, pero pocas herramientas son tan simples y productivas como compartir archivos. Siga leyendo para obtener más información sobre el uso compartido de archivos y cómo puede optimizar el flujo de trabajo y la productividad de su equipo.
¿Qué es compartir archivos?
El intercambio de archivos se refiere al acto general de enviar archivos a otras personas. Cuando los archivos se comparten por correo electrónico como un archivo adjunto, a menudo los envía de un lado a otro para descargarlos, revisarlos, editarlos y enviarlos de vuelta. Este proceso llevó a la creación de muchas versiones de un documento, lo que dificulta el seguimiento de la última versión.
Si bien enviar archivos por correo electrónico está bien, en la mayoría de los casos no es efectivo. La mejor forma de compartirlos es a través de un servicio de almacenamiento en la nube. El almacenamiento en la nube para empresas le permite almacenar y acceder a archivos compartidos rápidamente, sin archivos adjuntos de correo electrónico. Siempre que otorgue permiso, un miembro del equipo o un cliente puede trabajar en un archivo compartido. Ni siquiera tiene que enviar archivos de un lado a otro para colaborar. Dos o más personas pueden trabajar en línea en tiempo real.
Puede utilizar el intercambio de archivos basado en la nube para la mayoría de los archivos, incluidos:
- Documentos
- Plataformas deslizantes
- Archivos PDF
- Hojas de cálculo
- Videos
- Fotos
El uso compartido de archivos basado en la nube le permite enviar archivos fácilmente y colaborar con su equipo en un solo documento.
Ofrece un flujo de trabajo mucho más optimizado que compartir mediante archivos adjuntos de correo electrónico.
Cómo compartir un archivo
Compartir un archivo con almacenamiento en la nube a menudo sigue estos pasos:
- Inicie sesión en su cuenta de almacenamiento en la nube en su computadora, tableta o dispositivo móvil a través de un navegador web o aplicación móvil
- Seleccionar un archivo o carpeta
- Seleccione "Compartir" en el menú.
- Elija el nivel de acceso que desea que tenga su destinatario (por ejemplo, "permitir la edición")
- Elija quién puede ver el archivo (por ejemplo, personas específicas, personas de su empresa o todos)
- Elija la seguridad que desee en el enlace para compartir (por ejemplo, enlaces protegidos con contraseña o caducados)
- Ingrese la dirección de correo electrónico de su destinatario y presione enviar o copie el enlace para compartir y péguelo en un correo electrónico o chat
- Los documentos u hojas de cálculo a menudo se integran con el almacenamiento en la nube para que pueda compartirlos directamente desde el archivo.
- Después de compartir el enlace, su destinatario puede acceder al documento.
Accediendo a un archivo compartido
- Acceder a un archivo compartido es fácil si usted es el destinatario.
- Una invitación por correo electrónico contendrá un enlace al archivo e información sobre quién lo envió. Al hacer clic en el enlace, se abrirá una nueva ventana del navegador con el archivo.
- Puede trabajar en el archivo en su navegador o descargarlo de su navegador para trabajar en él sin conexión.
- La persona que comparte el archivo también puede enviar el enlace por correo electrónico personal, chat web o mensaje de redes sociales. Luego haces clic en ese enlace para abrir el archivo.
- La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube no requieren que cree una cuenta para acceder a un archivo compartido.
Trabajando juntos en un archivo
En promedio, la colaboración ocupa el 80% de la jornada laboral. Las soluciones para compartir archivos basadas en la nube son herramientas de colaboración útiles. Trabajar juntos en un recurso compartido de archivos basado en la nube es fácil. Después de compartir el archivo, las personas con acceso pueden realizar estas acciones:
- Ver . Cualquiera que tenga su vínculo puede ver su archivo. No necesitan iniciar sesión en la plataforma de almacenamiento en la nube para hacerlo.
- Descarga . Las personas con su enlace pueden descargar su archivo. Puede optar por bloquear las descargas si desea restringir esa acción.
- Editar . Con permisos de edición completos, su destinatario puede editar su documento libremente. Es una buena práctica habilitar la función de seguimiento de cambios para que pueda ver y aprobar todos los ajustes.
- Comprobar . Este modo permite a su destinatario sugerir cambios o contenido adicional. Cada nueva revisión de su documento está marcada con un color nuevo.
- Comentar . Las personas con acceso a archivos pueden insertar comentarios y leer y responder a otros comentarios en su archivo.
- Colaborar . Varias personas pueden editar su archivo al mismo tiempo. Su documento indicará los nombres de todas las personas que trabajan en él. Todos los cambios se sincronizan en tiempo real, lo que significa que se actualizan automáticamente en todas las copias del documento.
- Compartir . Finalmente, todas las personas con permisos de edición pueden compartir su archivo con otras personas.
Como pequeña empresa, debe considerar cuidadosamente las funciones para compartir archivos que ofrecen los proveedores de almacenamiento en la nube.
Las características críticas para compartir archivos incluyen:
- Comentando . Los colaboradores deben poder comentar sobre pasajes y partes específicas dentro de un documento. Los proyectos progresarán rápidamente si su equipo puede editar y comentar en un solo documento.
- Avisos en comentarios . Las notificaciones de comentarios le notifican por correo electrónico cuando alguien agrega notas o comentarios a su archivo. Estas notificaciones pueden ayudarlo a mantenerse encaminado y concentrado en el proyecto en cuestión.
- Cambio de forma . Esta función marca claramente todas las modificaciones realizadas en su archivo. Entonces puede aceptar o rechazar los cambios. Esta función le brinda más control durante el proceso de edición.
- Historial de versiones . Esta función le permite ver todos los borradores del documento desde su creación. El historial de versiones protege su documento en caso de que los miembros del equipo realicen cambios importantes que no funcionan.
- Enlace para compartir protegido por contraseña . Muchos archivos no necesitan protección con contraseña. Sin embargo, algunos archivos son demasiado sensibles para compartirlos libremente. Su computadora debe poder proteger los enlaces con contraseñas.
- Los enlaces para compartir caducaron . Su equipo debería poder compartir enlaces que caducan después de un cierto período de tiempo. Estos enlaces se aplican a proyectos oportunos en los que no desea que los miembros del equipo o los contratistas trabajen después de una fecha específica.
Comparte archivos para tu equipo
El uso compartido de archivos agiliza los flujos de trabajo, permite que las personas colaboren de forma remota y brinda protección de documentos y respaldo en la nube. La solución adecuada ayudará a su pequeña empresa a ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Pruebe el almacenamiento en la nube gratuito durante un mes, incluidos 5 GB en OneDrive.
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Fecha actualizacion el 2022-01-11. Fecha publicacion el 2022-01-11. Categoria: computadoras Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: neowin