Ingresar datos en Excel es una tarea abrumadora, especialmente si tiene muchas columnas y toneladas de entradas. También puede resultar confuso para otros usuarios, especialmente si no están familiarizados con su hoja de cálculo.
¿Pero sabías que puedes crear formularios para facilitar esta tarea? Microsoft le permite a usted oa cualquier otra persona agregar datos a su hoja de cálculo a través de un formulario en una nueva ventana. De esa manera, hay menos confusión sobre qué información deben incluir en el archivo de Excel.
Preparación de sus datos
Antes de comenzar a crear su formulario, primero debe preparar los datos que necesitará. Por ejemplo, si está creando una lista de asistencia de los estudiantes, primero debe escribir la información que necesitará de ellos en columnas.
Por ejemplo, debe tener su nombre, apellido, número de estudiante, dirección de correo electrónico y curso; luego, debe enumerarlos en la fila superior. Estos elementos significarían las columnas en las que se compilarían los datos que ingresan los estudiantes.
Si va a pedirles a sus alumnos que ingresen sus datos manualmente, tendrán que desplazarse hacia abajo hasta la parte inferior del archivo de Excel para encontrar una fila vacía. Y si está pidiendo mucha información, digamos para un anuario, sería fácil para cualquiera de los estudiantes saltarse una celda, lo que generaría datos incompletos.
Insertar un formulario simple
Una vez que haya preparado todos los títulos de sus columnas, ahora puede comenzar a crear un formulario. Para hacerlo, seleccione uno de los encabezados de columna. Vaya a la barra de búsqueda en la sección superior de la ventana de Excel y escriba Formulario . En los resultados de la búsqueda, en Acciones , haga clic en Formulario .
Aparecerá una ventana de advertencia de Microsoft Excel , que confirma si desea utilizar la fila seleccionada como etiquetas de formulario. Si ya lo ha hecho, haga clic en Aceptar . De lo contrario, haga clic en Cancelar , seleccione los encabezados de columna que desea usar como etiquetas de formulario y repita los pasos descritos en el párrafo anterior.
Error de advertencia de selección de ventana de formulario
Después de presionar OK , aparecerá una ventana de formulario, ¡y eso es todo! Ahora puede comenzar a ingresar datos.
Si va a utilizar esta herramienta con frecuencia, puede agregar un acceso directo a esta función en su barra de herramientas de acceso rápido. Regrese a la barra de búsqueda y escriba Formulario nuevamente. Pero en lugar de hacer clic con el botón izquierdo en el resultado del formulario , haga clic con el botón derecho en él para abrir el menú contextual.
Seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido y verá aparecer el ícono de formulario . Entonces, la próxima vez que necesite abrir la herramienta de formulario, todo lo que necesita es hacer clic en el botón de acceso directo.
Agregar nuevos datos
Con la ventana del formulario abierta, verá la información que necesita para ingresar a su base de datos. Complete todos los campos vacíos y, una vez hecho, haga clic en Nuevo . Los datos que ingresó llenarán automáticamente la parte inferior de su tabla y obtendrá un nuevo formulario en blanco listo para usar.
En caso de que haya guardado accidentalmente los datos incorrectos, puede volver atrás y cambiarlos. Navegar hasta la entrada que desea cambiar pulsando el Buscar anterior o Buscar siguiente botones. Cuando haya llegado al elemento que desea editar, simplemente cambie la información en el campo correspondiente.
Una vez que haya terminado sus correcciones, haga clic en Nuevo o presione Entrar en su teclado para confirmar los cambios. Pero si ha cometido un error tipográfico y desea restaurar la entrada anterior, haga clic en Restaurar . Sin embargo, tenga en cuenta que no puede deshacer los cambios con Restaurar una vez que haya confirmado los cambios.
Examinar entradas con la ventana de formulario
Ahora que tiene varias entradas en su hoja de cálculo, puede usar la ventana del formulario para examinar sus datos. Cerca de la esquina superior derecha de la ventana, verá el número de serie de los datos actuales.
Si desea ver las entradas antes o después de la selección actual, puede utilizar la ya mencionada Buscar anterior y Buscar siguiente botones. Como alternativa, puede utilizar la barra de desplazamiento para pasar rápidamente por varias entradas.
Para encontrar resultados específicos, puede utilizar la función de búsqueda de la ventana del formulario. Para acceder a él, haga clic en el botón Criterios justo debajo, Buscar siguiente . Escriba la información que desea buscar en el campo correspondiente, luego presione Entrar en su teclado.
La ventana le mostrará la siguiente fila con la información pertinente. Para examinar otros resultados, haga clic en Buscar anterior o Buscar siguiente .
También puede utilizar fórmulas y modificadores para una búsqueda más avanzada. Puede utilizar el asterisco comodín para buscar una parte del registro. Asimismo, también puede utilizar los signos mayor o menor que para buscar valores numéricos o de fecha.
Por ejemplo, si desea buscar estudiantes que tomen un curso de BA, puede ingresar BA * en el campo apropiado. La ventana del formulario solo mostrará a los estudiantes de su hoja de cálculo que estén cursando una licenciatura.
Evitar entradas en blanco
También puede evitar entradas en blanco accidentalmente agregando mediante la función Validación de datos. Para hacer esto, primero debe seleccionar la tabla donde va a ingresar los datos. Luego debe ir a Datos> Validación de datos .
Se abrirá la ventana de Validación de datos . En la pestaña Configuración , en el menú desplegable Permitir , seleccione Longitud del texto . Luego, en el menú desplegable Datos , elija mayor que . Finalmente, en el campo Mínimo , ingrese 1 . Presione OK .
Esta función evita que los usuarios ingresen un solo carácter en cualquier campo, lo que garantiza que sus datos se completarán por completo
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Fecha actualización el 2021-10-26. Fecha publicación el 2021-10-26. Categoría: excel Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: makeuseof