No es ningún secreto que PDF es probablemente el formato más popular para documentos electrónicos.
Las razones son muy sencillas. PDF es un formato seguro y compatible con todos los sistemas operativos y dispositivos móviles modernos. Además, los documentos PDF no pierden su diseño original y pueden protegerse fácilmente con marcas de agua, firmas digitales y contraseñas.
Otra gran ventaja del formato PDF es la posibilidad de crear formularios rellenables. En este artículo descubrirás qué son los formularios PDF rellenables y cómo puedes crearlos en Windows utilizando ONLYOFFICE Desktop Editors.
¿Qué es un formulario PDF rellenable?
Un formulario rellenable es un archivo PDF con campos interactivos en los que los usuarios pueden introducir información. En general, este tipo de formularios se utilizan ampliamente en diferentes ámbitos, lo que permite regular los procesos empresariales y facilitar la recopilación de datos.
Un formulario PDF puede rellenarse y guardarse como una nueva versión digital del archivo original. Una gran ventaja es que no es necesario imprimir el archivo, rellenar los campos manualmente con un bolígrafo, escanear el formulario rellenado y enviarlo por correo electrónico. Por este motivo, crear formularios PDF es un proceso mucho más cómodo que el papeleo tradicional.
¿Qué es ONLYOFFICE Desktop Editors?
ONLYOFFICE Desktop Editors es una suite ofimática de código abierto totalmente compatible con los archivos de Word, Excel y PowerPoint. Incluye un editor de documentos, una herramienta de hojas de cálculo, un programas de presentaciones, un creador de formularios y un visor PDF, todo ello disponible a través de una única ventana. La app es gratis y se instala en Windows, Linux y macOS.
ONLYOFFICE Desktop Editors permite crear y editar formularios rellenables utilizando su editor de texto, por lo que el proceso de edición es muy sencillo. Para empezar, tienes que instalar la app. En el sitio web oficial se encuentran los paquetes de instalación tanto para las últimas versiones de Windows como para Windows Vista e incluso Windows XP. El proceso de instalación es muy sencillo y no requiere mucho tiempo.
Cómo crear un formulario PDF rellenable en ONLYOFFICE Desktop Editors
Ante todo, hace falta lanzar la app al hacer clic en su icono. En la ventana principal verás todas las opciones disponibles. Para crear una nueva plantilla de formulario en blanco, haz clic en el botón correspondiente en la esquina superior izquierda. También puedes hacer clic en Abrir archivo local para crear un formulario a partir de un archivo DOCX existente. En este caso, tendrás que encontrar el archivo deseado en el disco duro de tu dispositivo
ONLYOFFICE Desktop Editors utiliza el formato DOCXF para plantillas de formulario. Este formato se basa en DOCX y ofrece más ajustes que los formatos tradicionales.
Todas las herramientas para editar plantillas de formulario se encuentran en la pestaña Formularios que solo está disponible si abres un archivo DOCXF. Esta pestaña desaparece si trabajas con otros formatos.
En la pestaña Formularios puedes elegir entre las siguientes tipos de campo:
- Campo de texto
- Campo de imagen
- Botón de radio
- Casilla de verificación
- Lista desplegable
- Cuadro combinados
- Número de teléfono
- Correo electrónico
- Campos complejos
Después de añadir un campo, podrás ver y editar sus propiedades en la barra lateral derecha. Por ejemplo, si se trata de un campo de texto, puedes limitar el número de caracteres que pueden introducirse en él, habilitar la introducción de texto multilínea, fijar el tamaño del campo o marcarlo como obligatorio.
También es posible permitir el uso de cualquier símbolo específico y establecer el formato necesario: Ninguno, Dígitos, Letras, Máscara arbitraria y Expresión regular.
ONLYOFFICE Desktop Editors permite configurar un marcador de posición, una palabra o frase que ocupe temporalmente el lugar de los datos finales del campo que vaya a introducir otro usuario. El campo Sugerencia muestra la información que aparece cuando un usuario pasa el cursor del ratón por encima.
Cuando termines de añadir y ajustar todos los campos obligatorios, elige la opción Ver formulario en la pestaña Formularios para ver el aspecto que tendrá tu futuro formulario rellenable. Si está bien, abre la pestaña Archivo, elige Guardar como y selecciona PDF entre todos los formatos disponibles. El archivo PDF guardado tendrá los campos interactivos que podrán rellenarse en un programa PDF.
Una vez que el formulario PDF esté listo, puedes enviarlo a otros usuarios, y ellos podrán rellenar los campos interactivos, guardar la versión final y enviártela por correo electrónico o a través de las redes sociales.
Conclusión
Como puedes ver, los formularios PDF rellenables facilitan mucho las cosas cuando se trata de documentación electrónica. No sólo te permiten ahorrar tiempo al crear documentos estándar a partir de plantillas listas para usar, sino que también llevan el proceso de gestión de documentos al siguiente nivel y reducen los costes. Prueba a crear formularios PDF rellenables con ONLYOFFICE Desktop Editors en Windows sin tener que pagar nada.
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Fecha actualizacion el 2023-01-11. Fecha publicacion el 2023-01-11. Autor: Oscar olg Mapa del sitio