Cómo hacer un diagrama de Gantt simple y efectivo en Excel

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Una hoja de cálculo de Microsoft Excel es una de las herramientas comerciales más versátiles que existen. No es de extrañar que Excel sea una herramienta de gestión de proyectos predeterminada común para los equipos que usan la suite de Office.

A medida que su equipo crece y los proyectos se vuelven más complejos, es posible que desee aplicar métodos y herramientas de gestión de proyectos más avanzados , sin invertir en software nuevo. A continuación, le mostramos cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel para adaptarse a la gestión de proyectos ágil y compleja dentro de la herramienta familiar.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que le ayuda a visualizar las líneas de tiempo de su proyecto de un vistazo. Enumera las tareas del proyecto que deben completarse en la columna izquierda y las fechas en la fila superior. Una barra representa la duración de cada tarea, por lo que puede ver a la vez cuándo comenzará y finalizará cada tarea.

El elemento visual facilita la planificación de un proyecto y el establecimiento de fechas de entrega realistas porque puede asignar fechas de inicio y finalización realistas para las tareas que dependen de la finalización de otras tareas.

El diseño básico de un diagrama de Gantt es similar a una hoja de cálculo, lo que lo hace un ajuste fácil para una herramienta como Excel.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel

Siga estos pasos para crear un diagrama de Gantt en Excel desde cero.

Paso 1: crear una tabla de proyecto

Comience ingresando la información de su proyecto en la hoja de cálculo, como lo haría para una gestión de proyectos más básica basada en hojas de cálculo.

La columna más a la izquierda debe enumerar las tareas del proyecto, con una fila por tarea. Las columnas adicionales deben enumerar estos detalles para cada tarea:

  • Fecha de inicio: cuándo comenzará a trabajar en la tarea.
  • Fecha de finalización: cuando terminará la tarea.
  • Duración (número de días): cuánto tiempo requiere la tarea.

Puede ingresar manualmente la duración de la tarea o usar una de estas fórmulas de Excel para completar esas celdas automáticamente:

  • Fecha de finalización - Fecha de inicio = Duración
  • Fecha de finalización - Fecha de inicio + 1 = Duración

Por ejemplo, si la fecha de inicio es la columna B, la fecha de finalización es la columna C y la duración es la columna D, entonces la fórmula en la celda D2 sería C2-B2 o C2-B2 + 1.

Alternativamente, puede encontrar la fecha de finalización ingresando la fecha de inicio y la duración y usando esta fórmula:

Fecha de inicio + Duración = Fecha de finalización

O, si tiene una fecha límite estricta para una tarea y sabe cuánto tiempo tarda en completarse, puede ingresar la fecha de finalización y la duración y encontrar la fecha de inicio necesaria con esta fórmula:

Fecha de finalización - Duración = Fecha de inicio

Su tabla será donde ingrese todos sus datos mientras trabaja en el proyecto.

Paso 2: haz un gráfico de barras de Excel

Para comenzar a visualizar sus datos, primero creará un gráfico de barras apiladas de Excel a partir de la hoja de cálculo.

Seleccione la columna "Fecha de inicio" para que quede resaltada.

En "Insertar", seleccione "Gráfico" y luego "Barra apilada".

Esto creará un gráfico de barras apiladas (un gráfico de barras donde las barras son horizontales desde la izquierda) con sus fechas de inicio como el eje X.

El gráfico de barras visualizará los puntos de datos más importantes de su gráfico de Gantt

Paso 3: datos de duración de entrada

El siguiente paso es agregar otra serie a su gráfico de Excel para reflejar la duración de cada tarea. Para hacer esto:

  • Haga clic con el botón derecho en el gráfico y seleccione "Seleccionar datos" en el menú.
  • Se abrirá una ventana "Seleccionar fuente de datos", con la "Fecha de inicio" ya listada como una serie.
  • Haga clic en el botón "Agregar" debajo de "Entradas de leyenda (serie)" y se abrirá una ventana "Editar serie".
  • Ponle un nombre a tu serie escribiendo el nombre (es decir, "Duración") o colocando el cursor en el campo del nombre y haciendo clic en el encabezado de la columna en la hoja de cálculo.
  • Haga clic en el icono junto al campo "Valores de la serie" para abrir una nueva ventana "Editar serie".
  • Con esta ventana abierta, seleccione las celdas en su columna Duración, excluyendo el encabezado y las celdas vacías. Alternativamente, puede completar el campo "Valores de la serie" con esta fórmula: = '[NOMBRE DE LA TABLA]'! $ [COLUMNA] $ [FILA]: $ [COLUMNA] $ [FILA]. Por ejemplo: = 'Proyecto nuevo'! $ D $ 2: $ D $ 17
  • Una vez que los campos “Nombre de la serie” y “Valores de la serie” estén completos, haga clic en Aceptar para cerrar la ventana.

Verá nuevamente la ventana "Fuente de datos", ahora con "Duración" agregada como una serie. Haga clic en Aceptar para agregar la serie a su gráfico.

Cuando ingrese sus datos de duración en la tabla, su diagrama de Gantt le servirá como una manera rápida y fácil de rastrear su proyecto.

Paso 4: agregar descripciones de tareas

Volverá a abrir la ventana "Seleccionar fuente de datos" para que su gráfico refleje los nombres de las tareas, en lugar de los números de fila en el lado izquierdo.

Haga clic con el botón derecho en el gráfico para abrir la ventana "Seleccionar fuente de datos".

Seleccione "Fecha de inicio" en la lista "Serie" de la izquierda y haga clic en "Editar" en la lista "Categoría" de la derecha. Se abrirá una ventana de "Etiquetas de eje".

Con esta ventana abierta, seleccione las celdas en su columna Fecha de inicio, excluyendo el encabezado y las celdas vacías. Alternativamente, puede completar el campo “Etiquetas de eje” con esta fórmula: = '[NOMBRE DE LA TABLA]'! $ [COLUMNA] $ [FILA]: $ [COLUMNA] $ [FILA]. Por ejemplo: = 'Nuevo proyecto'! $ B $ 2: $ B $ 17

Haga clic en Aceptar en la ventana "Etiquetas de eje" y en la ventana "Seleccionar fuente de datos" para agregar esta información a su gráfico.

Ahora tendrá un gráfico de barras de Excel que enumera sus tareas y fechas, en orden inverso. (No se preocupe, lo arreglaremos en un minuto).

Paso 5: Transformar en un diagrama de Gantt

Para convertir su gráfico de barras apiladas de Excel en un gráfico de Gantt visual, necesita algunos ajustes.

Primero, elimine la parte de cada barra que representa la fecha de inicio y deje solo la parte que representa la duración de la tarea.

Haga clic en cualquier barra del gráfico y las seleccionará todas.

Con todas las barras seleccionadas, haga clic con el botón derecho y seleccione "Dar formato a serie de datos" en el menú para abrir una ventana "Dar formato a serie de datos".

En "Rellenar", seleccione "Sin relleno".

En "Color del borde", seleccione "Sin línea".

Ahora, arregle el orden de sus tareas.

Haga clic en la lista de tareas en el lado izquierdo del gráfico para seleccionarlas y abrir una ventana de "Formato de eje".

En "Opciones de eje", seleccione "Categorías en orden inverso".

Haga clic en "Cerrar" para cerrar la ventana y actualizar su gráfico.

Ahora debería tener un diagrama de Gantt adecuado con sus tareas enumeradas en orden cronológico y sus fechas en la parte superior del diagrama

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Fecha actualización el 2021-10-23. Fecha publicación el 2021-10-23. Categoría: excel Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: forbes