Si bien las reuniones pueden obstruir los horarios e interrumpir la productividad, eliminarlas por completo no es la respuesta. He aquí por qué debería tener una reunión silenciosa.
Uno de los principales objetivos de las reuniones es fomentar el flujo de ideas. Desafortunadamente, esas ideas a menudo se ahogan en un charco de ruido, interrupciones y charlas al azar, que terminan consumiendo su tiempo y disminuyendo la productividad.
Pero las reuniones todavía tienen su lugar en cualquier organización. Entonces, la mejor alternativa sería encontrar una forma más productiva de manejarlos. Pero primero necesitas saber:
El problema de las reuniones convencionales
Una reunión convencional, o más exactamente, "vocal" ocurre cuando las personas se reúnen y comparten sus ideas.
Todos hemos estado en esa sala de conferencias con demasiada frecuencia y durante demasiado tiempo. La misión era simple: reunir un grupo de mentes creativas y tener una idea. Pero pronto se convirtió en una carrera hacia las voces más fuertes.
Aunque las preocupaciones y las investigaciones ampliamente conocidas respaldan la idea de que las sesiones de lluvia de ideas vocales a menudo son ineficientes, la mayoría de las organizaciones aún las tienen como su opción predeterminada, ya que no consideran técnicas más efectivas para explorar ideas productivas .
Estas son algunas de las razones por las que las reuniones vocales a menudo son improductivas:
- La gente se apresura a dar ideas sin pensar mucho en ellas.
- Los miembros francos del equipo a menudo eclipsan a sus colegas más introvertidos.
- Las reuniones verbales generalmente se organizan apresuradamente sin suficiente preparación ni objetivos claros.
- La gente se preocupa por ser juzgada o criticada.
- Las sesiones ruidosas son bastante desafiantes para los equipos remotos.
- Muchas ideas y contribuciones no están documentadas, y las que están escritas corren el riesgo de ser malinterpretadas por el tomador de notas.
- Existe una alta probabilidad de que surjan conversaciones innecesarias.
- No hay material de lectura compartido para todos los asistentes a la reunión.
- Pero, ¿existe una alternativa a pasar horas en una sala de conferencias sin lograr mucho? Más silencio puede ser tu solución.
¿Qué son las reuniones silenciosas?
Imagine que entra en una sala de conferencias para una reunión de una hora sobre el lanzamiento de un nuevo producto. Todos se concentran en las pantallas de sus computadoras, y todo lo que pueden escuchar es el sonido de los teclados durante los siguientes 45 minutos. Solo habla durante los 15 minutos restantes para discutir algunos asuntos críticos y para los comentarios finales.
Una reunión silenciosa es un formato de reunión innovador que utiliza la mayor parte del tiempo de reunión asignado para difundir información y fomentar el pensamiento profundo y la reflexión para promover ideas creativas.
Las reuniones silenciosas son bastante maleables, dependiendo de distintas circunstancias o necesidades individuales. Algunos prefieren usar todo su tiempo en completo silencio, utilizando herramientas digitales como Slack o Google Workspace para comentar.
Las principales empresas de tecnología como Amazon y Twitter están aprovechando el poder del silencio en sus reuniones para impulsar la productividad, y Jeff Bezos llegó a afirmar que " probablemente sea la cosa más inteligente que hemos hecho ". Y hay investigaciones que respaldan la idea de que las sesiones de lluvia de ideas silenciosas son más productivas que sus contrapartes.
Entonces, ¿cómo puede incorporar reuniones silenciosas en su organización?
Prácticas recomendadas para reuniones silenciosas en su organización
Como hemos mencionado anteriormente, las reuniones silenciosas pueden tomar varias formas dependiendo de sus objetivos. Sin embargo, nuestro objetivo es brindarle una base sólida que pueda, al menos, permitirle montar la suya o, en el mejor de los casos, satisfacer la mayoría de sus necesidades.
Dicho esto, aquí hay algunos consejos con algunas herramientas digitales para potenciar sus reuniones:
Prepare y comparta la agenda de antemano
Tomarse el tiempo para evaluar los objetivos de una reunión es crucial porque le permite determinar si vale la pena tenerla en primer lugar. Si es así, puede seguir adelante y describir los temas que desea discutir. Preparar la agenda de la reunión y compartirla con su equipo de antemano les da tiempo para prepararse mejor.
Puede compartir su agenda por correo electrónico o utilizar una herramienta para tomar notas como Evernote para una mejor accesibilidad. Una vez que inicie sesión en su cuenta, puede elegir su plantilla de reunión y simplemente completar los espacios con información como los objetivos de la reunión, el tiempo asignado, la fecha, el facilitador asignado y la persona que toma notas, etc., y presionar compartir. También puedes mejorar tu toma de notas en Evernote aprovechando su nuevo panel de inicio .
Cree la "lectura de tabla"
Las reuniones silenciosas son únicas y productivas porque requieren la creación y el uso de "lecturas de tabla" que incluyan todos los documentos y la información que los asistentes necesitarán.
En lugar de depender de la lectura previa, los participantes pueden utilizar la primera parte de la reunión para estudiar el documento completo a fondo. Después de un período definido, el equipo ahora puede iniciar la conversación a través de comentarios en la lectura de la tabla.
Puede usar ONLYOFFICE para crear sus lecturas de tabla y permitir que sus equipos hagan preguntas o contribuyan a través de comentarios. Esta herramienta le permitirá crear, editar o colaborar de manera efectiva en documentos en el mismo espacio de trabajo en varias plataformas.
Este método otorga a todos los miembros de su equipo (incluidos los introvertidos) las mismas oportunidades para contribuir. El software almacena automáticamente toda la información, incluidos los comentarios y las ideas, en la nube, lo que la hace fácilmente accesible. También es ideal para equipos remotos.
Utilice FigJam para la lluvia de ideas
Muchas organizaciones saben que algunas de sus ideas innovadoras surgen durante los ejercicios de lluvia de ideas y por eso son tan esenciales. Sin embargo, siempre hay margen de mejora y puede hacerlo con un poco de silencio.
Uno de los principales beneficios de la lluvia de ideas silenciosa es que permite a los equipos desarrollar muchas ideas. Los asistentes pasan un período determinado reflexionando sobre el tema en silencio y escribiendo sus ideas en notas adhesivas. La lluvia de ideas silenciosa también ayuda a evitar el sesgo de anclaje , ya que todas las ideas están en pie de igualdad en el tablero.
Alternativamente, los equipos pueden usar una pizarra en línea como FigJam para idear, intercambiar ideas y comunicarse juntos. Esta herramienta es fácil de usar y está repleta de funciones que pueden ayudar a impulsar el compromiso, la colaboración y la productividad durante sus sesiones de lluvia de ideas
Fecha actualización el 2021-09-22. Fecha publicación el 2021-09-22. Categoria: computadoras Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: makeuseof