Las reuniones tienen mala reputación, y por una buena razón. Nunca empiezan a tiempo. Alguien siempre domina la conversación
Las discusiones inevitablemente derivan. La gente comienza a trazar sus manos en sus cuadernos. Y casi siempre la reunión podría haber sido un correo electrónico. En un equipo remoto, es menos probable que lo atrapen trazando su mano en su cuaderno, pero la probabilidad de que las reuniones se vuelvan ineficaces solo aumenta. Las aplicaciones de videoconferencia suelen tener límites de tiempo en los planes gratuitos, lo que significa que cada minuto perdido es valioso. Es aún más fácil hablar sin conexión cuando no puede leer el lenguaje corporal en una reunión virtual. Una pequeña charla puede ocupar la mitad de la reunión porque todos están recluidos por el resto del día.
Las reuniones mal gestionadas tienen un enorme impacto negativo en el éxito del equipo, la innovación, la creatividad y el bienestar y el estrés individuales. De hecho, una mala reunión puede incluso conducir al síndrome de recuperación de la reunión, donde los empleados pierden tiempo extra y productividad recuperándose de una mala reunión. Mi investigación muestra que solo alrededor del 50% del tiempo de reunión es efectivo, bien utilizado y atractivo, y esos números de efectividad caen aún más cuando se trata de reuniones remotas.
Una reunión en línea es exactamente lo que parece: es una reunión de negocios formal o informal entre colegas en un entorno en línea. Las reuniones remotas pueden ser pequeñas conversaciones de dos personas o grandes reuniones en línea con colegas de todo el mundo.
Establecer roles y expectativas claras
Debido a que participar en reuniones remotas es un desafío, es importante que todos los participantes tengan un papel claro y una contribución que hacer. Esto puede ser comunicar fechas, tomar una decisión, compartir una idea o desempeñar un papel de facilitador para la reunión. Cuando invite a personas, deje en claro lo que se espera de todos y asegúrese de responsabilizar a las personas y reconocer las contribuciones durante la reunión.
Aprende a usar la plataforma de reuniones
Antes de la reunión, asegúrese de sentirse cómodo usando la plataforma. Esto puede parecer obvio, pero las reuniones pueden salir mal rápidamente cuando un participante no sabe cómo mirar a través de la lente de la cámara de la computadora y parece estar monitoreando toda la reunión. Los hace parecer desapegados y faltos de confianza. También es muy molesto cuando un participante no sabe cómo usar el software de la plataforma.
Encender cámaras
La cámara encendida es una forma de aumentar el éxito de las reuniones remotas. Además, si hay un grupo, encuentro que llamar a las personas que no están comprometidas es una herramienta poderosa para asegurar que todos se sientan incluidos. Otra opción es describir cómo se utilizará el tiempo para que los participantes de la reunión sepan qué esperar.
Lleve sus reuniones remotas a dar un paseo
Necesitamos pensar en formas de mantener esta práctica de una manera que no envejezca. Una gran sugerencia que escuché recientemente es que los gerentes tengan sus reuniones uno a uno con los miembros del equipo mientras cada uno de ustedes sale a caminar. O tal vez mientras uno de ustedes está sentado en un patio de recreo viendo jugar a sus hijos. La clave es asegurarse de no estar siempre frente a la computadora.
Haga preguntas y permita que los usuarios compartan
Una de las mayores desventajas de las reuniones remotas es la desmotivación. Incorpore formas de mantener a su audiencia comprometida, por ejemplo, B. haciendo preguntas, incluidos cuestionarios, y permitiendo que la audiencia comparta sus respuestas. En algunas de las reuniones remotas más interesantes, todos hablan, publican y escriben sus respuestas en la plataforma de mensajería, incluso si no están juntos en persona.
Establezca una etiqueta adecuada para la reunión
Una queja común sobre las reuniones remotas es que las personas no siguen la etiqueta de reunión adecuada. Establezca políticas por adelantado, como B. Los micrófonos deben estar silenciados hasta que sea su turno de hablar, los asistentes deben encontrar un lugar libre de distracciones y todas las demás aplicaciones informáticas deben estar cerradas a menos que sean pertinentes para la reunión para garantizar una reunión mucho más fluida y reunión más exitosa habilitada.
Enviar agenda con unos días de antelación
Muchas reuniones remotas se quedan cortas porque la agenda no se ha pensado detenidamente y el cronograma para cada discusión no se ha fijado. Si la reunión va a ser una sesión de lluvia de ideas, deje que los participantes presenten sus ideas. Esto permite un uso constructivo del tiempo. Utilice las reuniones para la toma de decisiones y la resolución de problemas.
Aprovecha las salas de reuniones
Use salas de reuniones para discusiones en grupos pequeños con reuniones de grupos grandes. De esa manera, todos pueden participar en una discusión más profunda e informar. Las largas reuniones que intentan hacer que todos se sientan escuchados dejan a las personas distraídas y desinteresadas.
Invita a las personas adecuadas
Invite solo a aquellos que se ven afectados por el problema, pueden contribuir con contenido útil para apoyar la toma de decisiones o tienen la oportunidad de tomar la decisión final. Luego, prepare a todos con anticipación con una agenda, materiales de antecedentes y la asignación de una silla. Estas estrategias se aplican a todas las reuniones, remotas o no, y todos están contentos cuando las reuniones terminan temprano.
Túrnense para contribuir
Brinde a todos la oportunidad de contribuir de manera estructurada. Las dos peores cosas que pueden pasar en una videoconferencia son perder participantes o que todos hablen entre sí. No tiene que ser uno de esos dos extremos. Túrnense para contribuir, especialmente buscando contribuciones de aquellos que están menos inclinados a hablar y fomentar un diálogo seguro.
Desarrollar una estructura de comunicación.
Los equipos que trabajan de forma remota pueden experimentar confusión y ambigüedad. El aislamiento a veces puede crear incertidumbre sobre con quién hablar sobre los problemas y cómo y cuándo abordarlos, lo que genera demoras y dilaciones. Es importante diseñar una estructura remota que defina claramente las expectativas para una toma de decisiones y una comunicación efectivas. Una comprensión clara fomenta una mejor comunicación.
Preenmarca tus reuniones
Antes de la reunión, haga un borrador preliminar de cómo será la reunión. Anticípese a los posibles desafíos y problemas técnicos que puedan surgir, y también tenga un código de conducta para hablar en reuniones remotas, ya que el medio de comunicación no es tan sincrónico como las interacciones en persona. Debe haber pausas y ajustes continuos para igualar los niveles de participación.
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Fecha actualizacion el 2022-01-23. Fecha publicacion el 2022-01-23. Categoria: computadoras Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: bollyinside