Cómo mejorar su productividad mediante la comunicación asincrónica

Articulos tematica Microsoft

Sincrónico (en tiempo real) es el estándar de colaboración en el lugar de trabajo, pero puede ser un poco improductivo. He aquí por qué la comunicación asincrónica es mejor.

Hacer que su lugar de trabajo se comunique en sincronía, donde los miembros del equipo necesitan colaborar en tiempo real, tanto física como virtualmente, puede parecer la opción más conveniente.

Sin embargo, los mensajes constantes y las crecientes expectativas de respuestas inmediatas crean numerosas oportunidades para las interrupciones. Volver a la tarea original después de una docena de distracciones reduce significativamente la productividad.

En este artículo, exploraremos cómo puede aprovechar la comunicación asincrónica para un lugar de trabajo más productivo.

La comunicación sincrónica ocurre cuando dos o más personas conversan al mismo tiempo (con la expectativa de respuestas inmediatas), por ejemplo, reuniones en persona, videochats, llamadas telefónicas, conversaciones en tiempo real a través de plataformas de comunicación como Slack, etc.

De forma predeterminada, este tipo de comunicación prioriza la rapidez sobre las respuestas completas. Y muchos lugares de trabajo asocian las respuestas instantáneas con una colaboración productiva. Sin embargo, es posible que esta no sea la forma más eficaz de comunicarse a menos que esté trabajando en un asunto urgente.

Pero eso no es todo. También tendrás que lidiar con:

  • El estrés de encontrar horas superpuestas para que sus equipos remotos que trabajan en diferentes zonas horarias se comuniquen en tiempo real.
  • La pérdida de productividad debido a las constantes interrupciones, con la expectativa de que los empleados abandonen sus tareas para responder a los mensajes de forma inmediata.
  • Una mayor probabilidad de cambio de contexto y una pérdida más profunda de productividad.
  • La afluencia de notificaciones genera más interrupciones en el lugar de trabajo que pueden hacer que pierda hasta 6 horas al día .

Afortunadamente, puede utilizar la comunicación asincrónica para mejorar su productividad.

¿Qué es la comunicación asincrónica?

A diferencia de la comunicación sincrónica, la comunicación asincrónica ocurre cuando las conversaciones no ocurren en tiempo real; no hay presión ni expectativa por una respuesta instantánea.

Con este tipo de comunicación, el destinatario puede evaluar la información y brindar una respuesta más completa. Piense en los comentarios en una wiki interna o en correos electrónicos. Entonces, ¿por qué debería considerar la comunicación asincrónica?

  • La comunicación asincrónica le permite entrar en un estado de flujo para producir su mejor trabajo, ya que reduce el número de interacciones.
  • Establece un entorno que promueve conversaciones inclusivas y productivas. Por ejemplo, ayuda a evitar que los miembros del equipo que son oradores públicos más dotados eclipsen a sus colegas introvertidos durante las sesiones de lluvia de ideas en tiempo real. Puede impulsar aún más la colaboración de su equipo con reuniones silenciosas .
  • La comunicación asincrónica se adapta mejor a las organizaciones que adoptan modelos de trabajo híbridos o completamente remotos. Elimina la molestia de encontrar horas superpuestas para que los miembros del equipo en diferentes zonas horarias tengan reuniones.
  • Hay menos estrés con la comunicación asincrónica debido a las menores expectativas de responder a los mensajes al instante o estar en línea todo el tiempo.
  • Dado que la comunicación asincrónica se produce principalmente por escrito, proporciona mejores registros que puede utilizar para futuras referencias.

Cuándo utilizar la comunicación asíncrona en lugar de la comunicación síncrona

Ahora bien, vale la pena mencionar que la comunicación sincrónica no es intrínsecamente mala. Habrá casos en los que lo necesite, como la resolución de conflictos, reuniones que requieran mucha deliberación o cuando necesite discutir información confidencial.

Ambos tipos de comunicación tienen sus ventajas y desafíos. Sin embargo, aquí hay algunos casos en los que la comunicación asincrónica toma fácilmente la iniciativa y puede hacer que usted sea mucho más productivo:

  • Actualizaciones semanales del equipo
  • Informe de estado del proyecto
  • Revisiones de proyectos
  • Anuncios no urgentes
  • Para proporcionar contexto antes de las reuniones en tiempo real
  • Al colaborar con colegas en diferentes zonas horarias, etc.

Cómo utilizar la comunicación asincrónica

Es importante tener en cuenta que favorecer la comunicación asincrónica no significa dar a las personas el margen de maniobra para tardar demasiado en responder. Por lo tanto, para que funcione, deberá establecer expectativas adecuadas sobre cuándo recibir comentarios, por ejemplo, dentro de las 24 horas.

En segundo lugar, dado que la comunicación asincrónica se basa en gran medida en el texto escrito, su mensaje debe ser conciso para que no necesite un seguimiento continuo.

Por último, debido a que puede usar la mayoría de las herramientas digitales de forma sincrónica y asincrónica, aprovechar esta última se reduce a presionar el botón de escape en las expectativas de respuestas instantáneas, excepto para discusiones urgentes.

Dicho esto, aquí hay algunas herramientas para ayudarlo a aprovechar la comunicación asincrónica:

Wiki interno

La wiki interna de su empresa es un espacio digital que sus equipos pueden utilizar para compartir, buscar y almacenar información importante. La configuración de una wiki interna le ayuda a crear una base de conocimientos a la que sus equipos pueden acceder rápidamente cada vez que hay una actualización o cuando tienen una pregunta, en lugar de llenar sus calendarios con reuniones en tiempo real.

Puede utilizar un software wiki interno como Guru para una experiencia sin complicaciones. Esta herramienta fácil de usar admite la integración con otro software, lo que facilita la importación de contenido existente o la creación y edición de contenido nuevo, como la misión, las contraseñas y los recursos educativos de su empresa en su wiki interno.

Herramientas de comunicación en el lugar de trabajo

Aunque muchas personas suelen utilizar herramientas de comunicación interna en el lugar de trabajo, como Slack, para la mensajería instantánea, también puede utilizarlas para la comunicación asincrónica.

Puede personalizar sus notificaciones de Slack y establecer un bloque de tiempo, por ejemplo, durante la pausa del almuerzo, para leer y responder mensajes no urgentes para que pueda concentrarse mejor durante sus horas productivas del día.

Para organizar sus conversaciones y para una mejor documentación, también puede crear canales de Slack para proyectos o temas específicos, como anuncios.

Herramientas de gestión de proyectos

Las plataformas de gestión de proyectos como Asana te permiten crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo, establecer fechas límite y monitorear el progreso.

También le brindan un espacio dedicado para adoptar la comunicación asincrónica e impulsar la colaboración. Al igual que la wiki interna de una organización, puedes usar Asana para dar retroalimentación o dejar comentarios para un acceso rápido y referencia futura.

Herramientas de video

Puede ser más conveniente y llevar menos tiempo grabar un video cuando desea transmitir mucha información a sus equipos que escribir un texto largo.

Afortunadamente, puede usar herramientas de video como Vimeo para crear, administrar y compartir sus videos sobre actualizaciones semanales del equipo o instructivos en una ubicación central como su wiki interno para una mejor accesibilidad.

Las desventajas de la comunicación síncrona

Semrush sigue a tu competencia

Fecha actualización el 2021-10-03. Fecha publicación el 2021-10-03. Categoria: computadoras Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: makeuseof