Microsoft 365 anunció recientemente nuevas funciones para realizar un seguimiento de la productividad.
Su objetivo era monitorear los datos sobre los trabajadores, pero el lanzamiento de la función fracasó después de que las personas se enteraron de la cantidad de datos de usuario recopilados por Microsoft Teams .
¿Qué datos recopila Microsoft Teams?
Microsoft Teams recopila tres tipos de datos, es decir , datos de informes de censo, uso y error . Los datos del censo no son más que información estándar sobre su dispositivo, sistema operativo e idioma del usuario. También genera una identificación de usuario específica que está protegida dos veces para evitar enlaces innecesarios. Los datos del censo en el informe de actividad del usuario de Teams son datos predeterminados recopilados y el usuario no puede optar por no participar.
Microsoft también recopila datos de uso que incluyen la cantidad de mensajes enviados , llamadas y reuniones a las que se unieron junto con el nombre de la organización . También ayuda a rastrear errores para que puedan solucionarse a tiempo. Se denomina datos de informes de errores.
Informe de actividad de usuario de Microsoft Teams
Para ver y editar un informe de actividad de usuario de Teams, debe ser un administrador de servicio de Teams . Para saber más sobre los roles y permisos de administrador , acceda a los roles de administrador de Teams para administrar un equipo .
- En el panel de navegación izquierdo del centro de administración de Microsoft Teams, vaya a Análisis e informes> Informes de uso .
- Seleccione Actividad del usuario de Teams en la pestaña Ver informes , en la pestaña Informe .
- Seleccione un rango en la pestaña rango de datos
- Haga clic en Ejecutar informe.
Interpretación del informe de actividad del usuario de Teams
El informe de actividad del usuario de Teams se puede ver durante los últimos 7, 30 o 90 días . El informe ofrece un desglose del uso por parte del usuario. Proporciona detalles de los mensajes del canal, mensajes de respuesta y publicación, detalles de la reunión organizada y detalles de la reunión participada. También se pueden dar detalles de la última actividad, la hora del video y la actividad de compartir pantalla.
Este informe es útil para que los administradores de la empresa vean información sobre la actividad de los empleados mediante Teams. Los administradores pueden ver hasta 19 tipos diferentes de datos de actividad del usuario. Actualmente, los usuarios no pueden optar por no recibir esta recopilación de datos de sus respectivos administradores de la empresa. Aunque es posible que muchas empresas no estén al tanto de la disponibilidad de dichos datos.
¿Dónde se almacenan los datos de usuario de Teams?
Microsoft Teams opera en todo el mundo y en varias jurisdicciones con diferentes estándares para la forma en que se manejan los datos. En caso de que desee ver dónde se almacenan físicamente los datos individuales, puede ir al centro de administración de Microsoft 365 . Haga clic en Configuración> Perfil de la organización y luego desplácese hasta Ubicación de datos .
Administrar notificaciones de equipos
Mientras trabaja en Teams, recibir varias notificaciones con ping constante en la parte inferior derecha de la pantalla puede ser una gran distracción.
Puede recuperar el control haciendo clic en los tres puntos en la parte superior derecha de los equipos, seleccionando las notificaciones del canal y desactivándolas por completo. También puede configurar nuevas reglas seleccionando "Personalizado" .
Cómo Microsoft Teams rastrea su actividad y cómo detenerla
Es posible que desee desactivar " Todas las publicaciones nuevas " y también puede querer reducir las menciones del canal, es decir, cuando alguien lo etiqueta en un canal usando el nombre de @Channel de " Banner y feed " a " Solo mostrar en el feed ".
Informe de actividad de usuario de Microsoft Teams
Otra distracción es cuando ha sido invitado a una reunión programada o ha abandonado una reunión a la mitad, pero sigue recibiendo notificaciones cada vez que se escribe un mensaje en el chat de la reunión en curso.
Una solución temporal para este problema es cambiar su estado a " No molestar ". Puede hacerlo haciendo clic en su foto de perfil en la página principal de los equipos, haga clic en " Disponible " y cámbielo a " No molestar ".
Informe de actividad de usuarios de Teams
También puede administrar la prioridad yendo a Configuración> Privacidad , haga clic en " Administrar acceso prioritario " y agregue los nombres de las personas de las que desea notificaciones.
Control de acceso en Microsoft Teams
Los equipos también le brindan una forma de limitar el acceso a Microsoft Teams para que tenga tiempo y espacio para pensar y trabajar.
Para hacerlo, vaya a Configuración- Privacidad y active el botón de opción " Leer recibos ".
Puede pedirle a su organización que active la autenticación multifactor en su cuenta y agregue una capa adicional de protección. Se necesita una contraseña única y segura y un administrador de contraseñas para proteger la cuenta.
También puede configurar canales privados si es miembro de un equipo específico, lo que permite un acceso limitado solo a ciertos miembros del equipo. En el equipo elegido, vaya a la sección de canales y haga clic en los tres puntos. Vaya a Agregar canal , en Privacidad , y seleccione Privacidad .
A continuación, puede seleccionar las personas respectivas para agregar al equipo, hasta 250 personas. Solo el creador de un canal puede agregar o eliminar personas de un canal privado. Los archivos o mensajes compartidos dentro de un canal privado no son accesibles para nadie fuera de él.
Microsoft Teams ha ganado popularidad con el cambio al trabajo remoto. Los trabajadores ahora necesitan colaborar mientras se aseguran de que los datos confidenciales permanezcan completamente seguros y que el informe de actividad de los usuarios de Teams no se utilice de forma indebida. Las sugerencias mencionadas anteriormente ayudarán a mantener sus datos seguros mientras mantienen una comunicación fluida. Espero que funcionen para ti.
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