Cómo organizar y limpiar documentos de almacenamiento en la nube

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La conveniencia del almacenamiento distribuido facilita la realización de copias de seguridad de sus documentos.

Sin embargo, a menos que se tome el tiempo para organizar ese espacio, puede resultar abrumador de inmediato tratar de monitorear todo.

Es posible que necesite ese informe para funcionar mañana, pero actualmente no puede encontrarlo entre esas 10,000 fotos familiares y diferentes cosas en la nube. ¿Suena natural? Aquí hay un sistema que lo ayudará a limpiar su nube independientemente de si está usando Box, Google Drive, Dropbox, OneDrive u otro servicio.

Configura tu vista predeterminada

  • Puede ver archivos y carpetas en Google Drive de diferentes formas. Por ejemplo, puede mostrar todo en una vista de lista o cuadrícula, así como establecer el espaciado de línea para que sea cómodo, acogedor o compacto. Decida cómo le gustaría que se vea su Google Drive jugando con la configuración hasta que esté satisfecho. Me gusta la vista de lista con espacios cómodos, así que eso es lo que verá en la mayoría de las capturas de pantalla aquí.
  • No pase por alto la barandilla del lado izquierdo. Muchas personas se concentran en el centro de la pantalla cuando miran Google Drive. Sin embargo, cuando se trata de organizar sus carpetas y archivos, asegúrese de usar ese riel izquierdo. Puede ver fácilmente sus carpetas y subcarpetas y reservar el centro de la pantalla para el contenido de cualquier carpeta que elija ver.

Crea un esqueleto de carpeta

  • Cree un esqueleto de carpeta para usted mismo utilizando la estructura y los nombres que mejor se adapten a sus necesidades. ¿Cómo organiza sus archivos y carpetas en otras aplicaciones? ¿Qué le viene a la mente cuando piensa en un documento que necesita? La mejor manera de averiguar cómo configurar sus carpetas es responder a esas dos preguntas.
  • Para muchas personas, lo primero que les viene a la mente es el contenido de su trabajo, por lo que utilizan nombres temáticos como Proyecto X o Tareas escolares para las carpetas. Personalmente, me quedo con las citas. Cuando necesito encontrar un archivo, ya sea una escritura o una imagen, siempre pienso en cuándo lo creé. Como resultado, utilizo muchas fechas en mi carpeta y convenciones de nomenclatura de archivos. Por ejemplo, tengo carpetas para 2019, 2018, 2017, etc. También uso números que corresponden a años y meses. Por ejemplo, 1906 significa el año 2019 y el sexto mes, o junio. Cuando miro una carpeta que comienza con algunos números, sé exactamente lo que significan y me ayuda a encontrar los archivos que necesito rápidamente.
  • He visto a algunas personas en línea recomendando que agregue un emoji a los nombres de sus carpetas para brindarle más pistas visuales. ¡No lo hagas! Los emoji no siempre se convierten bien a otros formatos, por lo que cuando intentas crear un enlace compartido a una carpeta o exportarlo, las imágenes pueden romperlo

Crear subcarpetas

  • Las subcarpetas son una ventaja para la organización. ¡Hazlos y úsalos! Le ayudan a ordenar y clasificar sus archivos en grupos más pequeños y específicos.
  • Si ha creado carpetas pero está atascado tratando de averiguar qué subcarpetas crear, es posible que aún no las necesite. También puede crear una carpeta llamada HECHO o ANTIGUO para que cuando el trabajo esté completo o una carpeta esté fuera de uso, pueda arrastrarla y soltarla allí.

Usar color

  • Los colores son una excelente señal visual y Google Drive te permite agregar colores personalizados a tus carpetas. Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta, ya sea desde la barra lateral o desde la ventana principal, y elija Cambiar color. Luego seleccione el color que desee.
  • Un truco que utilizo es hacer que mis carpetas activas sean verdes. A veces tengo carpetas o subcarpetas que permanecen inactivas durante un tiempo, pero una o dos carpetas entre ellas todavía están en uso. Destaco las carpetas activas en verde y dejo las demás en gris. De esa manera, cuando quiero saltar directamente a mi trabajo, tengo una luz verde que me guía a la carpeta que contiene mis trabajos que están en progreso

Agregue estrellas a los archivos y carpetas de uso frecuente

  • Google Drive te permite agregar una estrella a archivos y carpetas. Lo hace de la misma manera que agrega un color: haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta y elija Agregar a Destacados.
  • Recomiendo agregar una estrella a los archivos de uso frecuente. De esa manera, puede obtener una lista de todos los materiales a los que accede con regularidad, sin importar dónde se encuentren en Drive, haciendo clic en el encabezado Destacados en el riel izquierdo.

Mover archivos importantes 'Compartidos conmigo

Eche un vistazo al encabezado en el carril izquierdo llamado Compartido conmigo. Haga clic en él y puede aparecer un desorden de archivos y carpetas. No se preocupe demasiado por ellos. Si hay algo importante en ese lote de cosas, hay tres cosas útiles que puede hacer con ellas:

Agrega una estrella. Agregar una estrella a un archivo que se ha compartido con usted hace lo mismo que agregar una estrella a uno de sus propios archivos. Hace que aparezca en la lista de contenido destacado.

Guardar en Drive / mover a una carpeta. Otra opción es agregar el archivo a su Google Drive y ponerlo en una carpeta. Puede hacer clic con el botón derecho en el archivo y seleccionar Mover a. Luego, en la ventana que aparece, navegue hasta la carpeta donde desea guardar este archivo. Otra opción que hace lo mismo es seleccionar el elemento que desea guardar y luego hacer clic en el icono de Google Drive en la parte superior derecha de la pantalla. Luego tiene la oportunidad de moverlo a una carpeta de su elección. De cualquier manera, crea efectivamente un acceso directo al archivo compartido desde la nueva ubicación de su elección. El archivo aún se comparte con todos y sigue siendo propiedad del propietario original.

Hacer una copia. Si realiza una copia de un archivo que se compartió con usted, la nueva copia será suya. Y es solo eso, una copia. Ya no está conectado al archivo compartido y las mismas personas ya no tienen necesariamente permiso para acceder a él.

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Fecha actualización el 2021-11-23. Fecha publicación el 2021-11-23. Categoria: computadoras Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: bollyinside