Cómo programar una reunión en Microsoft Outlook

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Programar una reunión puede ser difícil si necesita encontrar un momento en el que todos puedan asistir. Así es como puede ayudar Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook ofrece mucho más que un servicio de correo electrónico. Tiene una función de calendario, que puede usar para programar reuniones con compañeros de trabajo o clientes.

En Outlook, puede ver los horarios disponibles de todos los invitados y elegir un horario que funcione para todos. A continuación, explicaremos cómo utilizar esta función de programación en Outlook.

Cómo crear un nuevo evento en Outlook

1. Para configurar una reunión o evento, coloque el cursor sobre Nuevo mensaje > seleccione Nuevo evento en el menú desplegable, o seleccione el ícono de calendario y luego Nuevo evento .

2. Con la ventana emergente, puede titular su evento, invitar a personas usando direcciones de correo electrónico, elegir una fecha y hora, elegir una ubicación y describir su evento.

Cómo usar el asistente de programación en Outlook

1. Tan pronto como agregue invitados, Outlook sugerirá un momento en el que todos estén disponibles. Sin embargo, si desea elegir su propio tiempo, puede hacer clic en Asistente de programación en la columna horizontal de pestañas superior.

2. Ahora puede ver las horas exactas en que usted y sus asistentes están disponibles para una reunión. Las horas no disponibles aparecerán en azul y las horas disponibles permanecerán en blanco.

3. El selector de rectángulo azul aparecerá en el momento en que todas las partes estén disponibles. Arrastre ese rectángulo a un momento conveniente y luego haga clic en Listo en la esquina superior izquierda de la ventana.

Cómo elegir una ubicación de reunión en Outlook

Outlook lo redirigirá a los detalles de su evento, donde puede terminar de configurar su reunión seleccionando una ubicación.

Si su equipo trabaja de forma remota, puede usar Zoom o Skype en lugar de las reuniones en línea pegando la URL en la barra de ubicación frente al menú desplegable.

Pero si su equipo está en la oficina, puede seleccionar una sala de reuniones. Para hacer esto, haga clic en Agregar una ubicación > Buscar más salas .

Las salas (configuradas por su administrador de Office 365) aparecerán debajo del Buscador de salas en la columna de la derecha, indicando si están disponibles o no para la reunión, que usted selecciona en el Asistente de programación.

Después de seleccionar una ubicación, ¡su reunión está lista! Simplemente haga clic en Enviar y enviará por correo electrónico a sus invitados una notificación de su reunión, desde donde podrán aceptarla o rechazarla.

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Fecha actualización el 2021-04-07. Fecha publicación el 2021-04-07. Categoría: outlook Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: muo