Si necesita evitar que los usuarios realicen cambios involuntarios en un documento de Office, en esta guía le mostraremos cómo realizar la tarea en Word, Excel y PowerPoint.
Al compartir un documento de Office con colegas o un grupo, es fundamental asegurarse de que el contenido siga siendo preciso. Aunque puede agregar una contraseña para proteger un documento , las personas con acceso aún pueden realizar cambios no deseados, lo que puede provocar demoras o la comunicación de la información incorrecta.
Si usa Office 365 , Office 2019 o una versión anterior, puede usar varias funciones para restringir la edición a una sección o documento completo, hoja de cálculo o presentación para evitar que los usuarios realicen cambios accidentalmente.
Cómo evitar ediciones no deseadas restringiendo los cambios en Microsoft Office
En Microsoft Office, puede usar las herramientas de edición restringidas para controlar el formato, el estilo y los tipos de contenido que los usuarios pueden actualizar para evitar cambios no deseados.
Restricción de modificaciones en Word
Para restringir la edición de estilo y formato en Word, siga estos pasos:
- Abre el documento de Word.
- Haga clic en Archivo.
- Haga clic en información.
- En el lado derecho, haga clic en el menú Proteger documento.
- Seleccione la opción Restringir edición.
- En la sección "Restricciones de formato", marque la opción Limitar formato a una selección de estilos.
- Haz clic en la opción Configuración.
- Borre los estilos que desea restringir de la edición.
- En la sección "Formato", seleccione el formato que desea permitir o denegar: Permita que AutoFormat anule las restricciones de formato. Bloqueo de tema o cambio de esquema. Bloqueo de cambio de conjunto de estilo rápido.
- Haz clic en el botón Aceptar.
- Haga clic en el botón Sí para eliminar (o el botón No para conservar los cambios originales) el formato o los estilos que ahora están restringidos.
- Marque la opción Permitir solo este tipo de edición en el documento .
- Use el menú desplegable para seleccionar la opción que mejor se adapte a su situación, que incluye: Sin cambios (solo lectura). Cambios rastreados. Comentarios Rellenar formularios.
- Con el mouse, seleccione la parte del documento que los usuarios pueden editar sin restricciones.
- En la sección Excepciones , seleccione el grupo o usuario (haga clic en la opción Más usuarios ) que desea permitir editar la parte del documento seleccionado.
- En la sección "Iniciar aplicación", seleccione el botón Sí, Iniciar la aplicación de protección.
- Seleccione la opción Contraseña.
- Haz clic en el botón Aceptar.
Restricción de modificaciones en Excel
Para restringir la edición a una hoja en Excel, siga estos pasos:
- Abre el documento de Excel.
- Haga clic en Archivo.
- Haga clic en información.
- En el lado derecho, haga clic en el menú Proteger libro de trabajo.
- Seleccione la opción Proteger hoja actual.
- Establezca una contraseña para desbloquear la hoja.
- Verifique la opción Proteger hoja de trabajo y contenido de celdas bloqueadas.
- Seleccione las ediciones que los usuarios pueden hacer.
- Haz clic en el botón Aceptar.
- Vuelva a ingresar la contraseña para confirmar.
- Haz clic en el botón Aceptar.
Después de completar los pasos, los usuarios solo podrán realizar cambios en función de la configuración que haya especificado.
Si ya no necesita proteger una hoja de Excel, puede revertir los cambios siguiendo las mismas instrucciones, pero en el paso 4 , asegúrese de hacer clic en la opción Desproteger en el lado derecho.
Proteger la estructura del libro de trabajo
Además de restringir las ediciones en la hoja, también puede evitar cambios no deseados en la estructura del libro con estos pasos:
- Abre el documento de Excel.
- Haga clic en Archivo.
- Haga clic en información.
- En el lado derecho, haga clic en el menú Proteger libro de trabajo.
- Seleccione la opción Proteger estructura de libro.
- Establezca una contraseña para permitir cambios.
- En la sección "Proteger libro de trabajo para", marque la opción Estructura .
- Haz clic en el botón Aceptar.
- Vuelva a ingresar la contraseña para confirmar.
- Haz clic en el botón Aceptar.
Una vez que complete estos pasos, los usuarios no podrán modificar la estructura del libro, incluyendo agregar, mover, eliminar, ocultar o renombrar hojas de trabajo.
Cómo evitar ediciones no deseadas con la opción de solo lectura en Microsoft Office
Si no desea que nadie realice cambios accidentales en un documento de Word, Excel o PowerPoint, puede configurar el archivo para que siempre se abra como solo lectura.
Para abrir un documento siempre en modo de solo lectura, siga estos pasos:
- Abra el documento de Office.
- Haga clic en Archivo .
- Haga clic en información .
- En el lado derecho, haga clic en el menú Proteger documento .
- Seleccione la opción Abrir siempre solo lectura .
Cómo evitar ediciones no deseadas marcando documentos como finales en Microsoft Office
Alternativamente, también puede marcar un documento de Word, Excel y PowerPoint como final para evitar cambios involuntarios.
Para marcar un documento de Office como final, siga estos pasos:
- Abra el documento de Office.
- Haga clic en Archivo.
- Haga clic en información.
- En el lado derecho, haga clic en el menú Proteger documento.
- Seleccione la opción Marcar como final.
- Haz clic en el botón Aceptar .
- Haga clic en el botón Aceptar nuevamente.