Cómo superar la sobrecarga de colaboración en su lugar de trabajo

La colaboración es esencial en el lugar de trabajo, pero demasiada puede ser mala para usted. Aquí se explica cómo solucionarlo.

Cuando surge un nuevo proyecto, a menudo su equipo se reúne para discutir la mejor manera de abordarlo. Si se hace de la manera correcta, puede hacer maravillas para su salida.

Sin embargo, mientras hace todo lo posible por cosechar las recompensas de este tipo de trabajo en equipo, es posible que, sin darse cuenta, se comprometa demasiado y cree un problema llamado "sobrecarga de colaboración".

La sobrecarga de colaboración ocurre cuando las personas interactúan con tanta frecuencia con sus colegas que dificulta la productividad y afecta negativamente el bienestar de los empleados.

Puede deberse a varios factores, como demasiadas reuniones innecesarias, correos electrónicos excesivos, acceso a varias herramientas digitales, demasiadas personas trabajando en el mismo proyecto simultáneamente o estar disponible en todo momento para responder las consultas de los colegas.

Cuando esto sucede, los miembros del equipo pueden verse abrumados y atascados con las tareas de comunicación y toma de decisiones.

Esto generalmente resulta en una disminución de la eficiencia y productividad del trabajo. En algunos casos, todas estas tareas colaborativas se convierten en distracciones que impiden que las personas realicen el trabajo que deben realizar por sí mismas.

Al final, las líneas entre el trabajo y la vida personal se desdibujan, ya que los empleados se ven obligados a llevarse a casa el trabajo sin terminar, lo que lleva al agotamiento.

Elija las herramientas de colaboración adecuadas

Las herramientas incorrectas pueden generar confusión, frustración y sobrecarga de colaboración. Por el contrario, las herramientas adecuadas pueden hacer que su equipo sea más eficiente y productivo.

El primer paso para superar la sobrecarga de colaboración es seleccionar las herramientas adecuadas para el trabajo. No todas las soluciones digitales son iguales y algunas son más adecuadas para tareas específicas que otras.

Por ejemplo, hay muchas razones para usar herramientas de colaboración en lugar del correo electrónico , como ahorrar tiempo, disfrutar de un mejor acceso a la información y mejorar la productividad, solo por nombrar algunas.

Dicho esto, al seleccionar herramientas de colaboración para su equipo, asegúrese de elegir herramientas fáciles de usar para una fácil adopción y aquellas que permitan la integración con otras aplicaciones para trabajar juntas sin problemas.

Por ejemplo, una herramienta de chat de equipo como Slack puede ser excelente para la comunicación interna entre colegas, mientras que una herramienta de administración de tareas como Asana puede ayudarlo a realizar un seguimiento de quién está haciendo qué y cuándo. Ambas soluciones de software se conectan a la perfección, lo que le permite evitar cambios de contexto y mejorar la productividad y la colaboración del equipo.

Cree un flujo de trabajo claro

Es fundamental crear un flujo de trabajo sencillo para evitar que demasiadas personas trabajen en el mismo proyecto. Un proceso bien definido puede evitar confusiones y garantizar que todos conozcan su función y sus expectativas. Esto también permite a los empleados administrar mejor su tiempo fuera del trabajo.

Asana es excelente para este trabajo. Puede crear fácilmente tareas desde cero y asignarlas a los miembros de su equipo, o puede aprovechar una de sus numerosas plantillas .

Por ejemplo, si su equipo se ocupa habitualmente de las consultas de atención al cliente, desarrolle una plantilla para manejarlas de modo que todos sigan el mismo proceso cada vez. Esto ayudará a reducir la fatiga de la decisión y mejorar la calidad del resultado final. Además, use listas de verificación para ayudar a los miembros del equipo a mantenerse al día y organizados, lo que minimizará las posibilidades de que se olviden las tareas.

Un flujo de trabajo claro y roles bien definidos son esenciales para evitar la sobrecarga de colaboración. Con las herramientas adecuadas y una comprensión de cómo utilizarlas mejor, puede mantener a su equipo trabajando juntos de manera productiva sin sentirse abrumado.

Cree un depósito central de datos

Una forma práctica de superar la sobrecarga de colaboración es configurar un wiki interno para centralizar todos sus archivos e información. Esto facilitará que las personas accedan a todo lo que necesitan en un solo lugar, sin distraer a otros colegas cada vez o pasar por varias plataformas para encontrar lo que buscan.

Puedes hacer esto usando una herramienta como Tettra . Esta herramienta le permite crear, acceder y compartir páginas con su equipo de forma rápida y sencilla. También permite que múltiples usuarios accedan y agreguen información simultáneamente y tiene una función de búsqueda robusta para encontrar lo que está buscando.

Al tener toda la información relevante en un solo lugar, los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente lo que necesitan sin tener que buscar en varios correos electrónicos. Además, se integra con su espacio de trabajo de Slack para que siempre tenga la información más actualizada al alcance de su mano.

Aproveche la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona es una excelente manera de mejorar la productividad y reducir la sobrecarga de colaboración. Por ejemplo, en lugar de pedirle a alguien una respuesta inmediata por correo electrónico o mensaje instantáneo cuando solo necesita la respuesta en una fecha posterior, envíele un mensaje de texto y pídale que responda cuando tenga tiempo.

Este tipo de comunicación puede ser beneficioso si el horario de trabajo de su colega no se alinea con el suyo, por ejemplo, si trabaja de forma remota en diferentes zonas horarias. Esto permitirá que ambas partes hagan su trabajo sin interrumpirse constantemente cuando nadie necesita una respuesta inmediata.

Al aprovechar la comunicación asincrónica, puede evitar recibir interminables notificaciones de mensajes todos los días y, al mismo tiempo, mantener interacciones productivas con el equipo en todo momento. Puede ir más allá aprovechando las reuniones silenciosas para una colaboración más atractiva .

Reconocer la colaboración efectiva

Si bien puede utilizar las técnicas anteriores para evitar la sobrecarga de colaboración, es esencial reconocer el trabajo en equipo efectivo para alentar y motivar a los empleados a continuar trabajando juntos de manera productiva.

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Fecha actualizacion el 2022-01-15. Fecha publicacion el 2022-01-15. Categoria: computadoras Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: makeuseof