Como usar el formato condicional y obtener una mejor representación visual de sus datos en Excel

Como usar el formato condicional y obtener una mejor representación visual de sus datos en Excel

Cuando se trata de Microsoft Excel o cualquier otro programa de hoja de cálculo, el término formato se refiere al estilo de fuente, tamaño de fuente, color de fondo de la celda y otros aspectos

Lo mismo ocurre con los programas de procesamiento de texto, también. Pero, cuando se trata de formato condicional, es algo completamente diferente del formato normal para aplicar su color de fuente favorito, color de fondo y todo lo demás. En el caso del formato condicional, el formato se aplicará automáticamente según la configuración configurada, dependiendo de los valores reales dentro de las celdas, lo que puede hacer que las cosas se vean más agradables y comprensibles para alguien que mira la hoja de cálculo de repente.

Permítanme decir algunas palabras sobre el formato condicional. En el caso del formato condicional, puede configurar para cambiar automáticamente el color de fondo de las celdas a rojo si el valor se encuentra entre 0 y 30; amarillo, si se encuentra entre 31 y 80; y verde, si el valor es superior a 80. Entonces, si está creando una hoja de cálculo de los estudiantes en una clase y sus calificaciones, puede ver fácilmente, quienes no han tenido éxito, o los estudiantes que han obtenido menos de 30, y esos quienes obtuvieron puntajes extraordinarios, significa más de 80, ya que se marcarán en verde. Ese fue solo un ejemplo, sin embargo, hay varias otras formas en que puede usar el formato condicional.

Entonces, sin ninguna demora, comencemos con el formato condicional y la forma en que puede implementarlo en su trabajo diario con Microsoft Excel.

Usar formato condicional en Microsoft Excel

Trataré de explicar el concepto completo de formato condicional con un solo conjunto de datos para que sea más fácil de entender.

Puede encontrar el formato condicional en la pestaña de inicio en Microsoft Excel

Aquí hay un conjunto de datos, que corresponden a las calificaciones de 11 estudiantes en examen en una materia en particular.

Primero, aplicaremos la regla simple, que formateará las celdas que contienen las marcas, de diferentes maneras dependiendo de las marcas, de la siguiente manera.

Los colores de fondo de las celdas serán los siguientes. 0-30: rojo, 31-80: amarillo, 81-100: verde

Formato condicional según valores absolutos

Para hacer eso, elija las celdas que contienen las marcas, haga clic en ' Formato condicional ' y elija ' Menor que ... ', en ' Resaltar reglas de celda '.

Formato condicional según valores absolutos

Ahora, ingrese 30, en ' Formatear celdas que SON MENOS QUE: ', y cambie el color del menú desplegable. Simplemente elija ' Relleno rojo claro ' o haga clic en ' Formato personalizado ... ', si desea aplicar el color exacto.

Formatear celdas que SON MENOS QUE

A continuación, vuelva a elegir las celdas y haga clic en ' Entre ... ', en ' Resaltar reglas de celdas '.

Resaltar reglas de celda: Ahora, ingrese el rango, que será 31 en el primer cuadro y 79 en el siguiente cuadro de texto. A continuación, elija un color cercano a 'Amarillo' seleccionando ' Formato personalizado ... ' y, finalmente, haga clic en 'Aceptar' .

Formato personalizado ...: Por último, elija las celdas nuevamente y haga clic en ' Mayor que ... ' en ' Resaltar reglas de celdas '.

Resaltar reglas de celda:

Ahora ingrese 80 como valor, y elija un gradiente de verde, en la sección ' Formato personalizado ... ', y finalmente, haga clic en 'Aceptar' .

formato condicional en Excel: Ahora, el formato condicional ha terminado, e incluso si cambia los valores, los colores de las celdas son el formato elegido, se aplicarán en consecuencia según los valores actualizados.

Formateo según las reglas superior e inferior: A veces es posible que necesite formatear solo aquellas celdas que contienen valores más o menos que el promedio de todos los valores, los 10 valores superiores, los 10 valores inferiores, el que tiene el valor más alto y el más bajo, o cualquier otra forma similar.

Simplemente elija ' Reglas superior / inferior ' en ' Formato condicional ' y elija la opción adecuada, que se ajuste a sus requisitos.

Aquí estoy formateando solo aquellas celdas que tienen los 10 valores principales . Simplemente haga clic en ' Los 10 elementos principales ... ' en ' Reglas superiores / inferiores ' en la opción ' Formato condicional '.

'Reglas superior / inferior' en 'Formato condicional': Ahora, puede elegir cuántos valores se resaltarán. De manera predeterminada, el valor se establecerá en 10; sin embargo, si cambia el valor a 1, solo se resaltará la celda que tenga el valor más alto.

Ahora, debe cambiar el formato de la celda, que incluye el color de la fuente, el color de fondo, exactamente de la misma manera que lo hicimos anteriormente, en el caso del formato condicional según el contenido de los valores dentro de la celda. Una vez que haya terminado, simplemente haga clic en Aceptar para 'Aplicar' la configuración de formato condicional.

He decidido cambiar el color de fondo de las celdas que tienen los cinco valores principales con el color verde.

Aplicar barras de datos para las celdas

Incluso puede mostrar gráficos pequeños dependiendo del valor de las celdas. Después de la implementación, puedes entender lo que quiero decir.

Elija las celdas que contienen los valores y haga clic en cualquier opción debajo de relleno de degradado o relleno sólido en ' Barras de datos ' en las opciones de ' Formato condicional '.

Después de aplicar este tipo de formato condicional, puede obtener el siguiente resultado en la celda.

Como puede encontrar, hay un pequeño gráfico que tiene un gradiente o relleno mayor o menor en las celdas correspondientes a los valores. Esto también puede ser igualmente útil si está mirando una tabla muy grande que contiene múltiples valores.

Otras opciones de formato condicional

Incluso puede elegir la opción de formato condicional ' Escalas de color ', que asignará automáticamente colores a las celdas en función de sus valores.

Otras opciones de formato condicional: escalas de color

Ya hay algunas escalas de color, que están listas para implementarse, sin embargo, incluso puede cambiar los valores según sus requisitos, haciendo clic en ' Más reglas ... ' en ' Escalas de color ' en ' Formato condicional '.

Escalas de color 'en' Formato condicional '.

Por último, incluso puede elegir su propio conjunto de iconos dependiendo de los valores dentro de las celdas utilizando la opción ' Conjuntos de iconos ' en ' Formato condicional '. Puede elegir su conjunto de iconos preferido, dependiendo del tipo de valores que tenga dentro de las celdas, que incluye formas, flechas direccionales, clasificaciones e indicadores, para satisfacer sus necesidades exactamente de la manera que desee. Incluso puede establecer sus propias reglas haciendo clic en ' Más reglas ... ' en ' Conjuntos de iconos '.

Conjunto de iconos para formato condicional

Así es como se verá, aplicando formato condicional usando conjuntos de iconos.

Aplicando formato condicional usando conjuntos de iconos.

Entonces, esas fueron las formas en que puede configurar el formato condicional para los valores dentro de las celdas en Microsoft Excel. Las reglas existentes deben satisfacer las necesidades de casi todo tipo de usuarios, sin embargo, siempre puede elegir su nuevo conjunto de reglas dependiendo de los requisitos especiales del sistema, en caso de que tenga una.

Crear una nueva regla

Simplemente haga clic en ' Nueva regla ... ' En formato condicional, y debe elegir su propio conjunto de reglas para que el formato condicional se realice según sus requisitos.

Crear una nueva regla para el formato condicional

Cuando se trata de configurar sus nuevas reglas, puede elegir la opción más apropiada dependiendo de cómo desea formatear las celdas según los valores.

Cambiar celdas dependiendo del valor en otras celdas

Así que hablé mucho sobre cómo puede cambiar el formato de las celdas dependiendo de sus valores. También puede cambiar el formato de un conjunto diferente de celdas, dependiendo de los valores en otra celda.

Según los ejemplos, que he discutido aquí, también es posible formatear condicionalmente las celdas que contienen los nombres de los estudiantes dependiendo de sus marcas que se colocan en el lado derecho de las celdas.

Para hacer eso, elija una celda que contenga el nombre de un estudiante (una sola celda) y en ' Formato condicional ', haga clic en ' Nueva regla ... '.

Cambiar celdas dependiendo del valor en otras celdas

Puede encontrar varias opciones aquí, sin embargo, elegiré la opción que pueda ayudarme a asignar un color a los estudiantes según sus marcas, al igual que la primera condición.

Haga clic en la opción que dice ' Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear ' e ingrese la fórmula, correspondiente a ' Formatear valores donde esta fórmula es verdadera: '.

Como tengo tres condiciones, tendré que poner la primera condición aquí. El color de fondo de las celdas se volverá rojo, si las marcas son menores que 31, o está entre 0 y 30.

Entonces mi fórmula irá de la siguiente manera. '= C2 <31'

Use una fórmula para determinar qué celdas formatear

Al hacer clic en la opción de formato, puede elegir las opciones de formato, que serán un fondo rojo para mí. Una vez que haya terminado, haga clic en 'Aceptar' .

Se mostrará una vista previa de la celda con formato condicional cuando se cumpla la condición en la sección de vista previa.

Haga clic en 'Aceptar' nuevamente para aplicar la configuración de formato condicional.

Una vista previa de la celda con formato condicional

Elija la misma celda nuevamente y haga clic en ' Administrar reglas ... ' en ' Formato condicional '.

'Administrar reglas ...' en 'Formato condicional'.

Ahora, haga clic en ' Nueva regla ... ' y repita el mismo proceso que mencioné en el último paso, pero la condición será diferente para este caso.

La condición aquí será la siguiente. Puede elegir el color como amarillo , para los valores que son menores que 81 , pero mayores que 30. Por lo tanto, la fórmula irá de la siguiente manera. = Y (C2> 30, C2 <81)

Ahora debe ir a la misma ' Administrar reglas ... ' y agregar otra condición que será ' = C2> 80 ', y en tal condición, el color de la celda se volverá verde.

Una vez que se aplican todas las condiciones, puede encontrarlas en ' Administrar reglas ... ' en ' Formato condicional '.

Después de aplicar los cambios en la primera celda, simplemente use el pintor de formato, para copiar el formato de esa celda, en las celdas restantes que contienen los nombres de los estudiantes.

Ahora la condición se aplicará a todas las celdas, que corresponden a los valores junto a ellas, y se colorearán según el formato asignado por usted.

El formato condicional es una de las mejores características en Microsoft Excel y otros programas de hojas de cálculo disponibles, y una vez que comience a aprender a usarlos, puede descubrir otros trucos geniales mientras trata con el formato condicional. Después de haber formateado su hoja de cálculo con formato condicional, puede usar la hoja de cálculo en una diapositiva en una presentación en Microsoft PowerPoint o cualquier otro programa para crear una presentación

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Fecha actualizacion el 2019-11-11. Fecha publicacion el 2019-11-11. Categoria: excel Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: how2shout Version movil