Crear una consulta de totales en Microsoft Access 2010. Oposicion 2019 Oficial Técnico de Sistemas Informáticos

Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010. Crear una consulta de totales en Microsoft Access 2010. Tema 22 Parte del temario de Oficial Técnico de Sistemas Informáticos 2019 de Navarra

La fila Total en una hoja de datos es muy útil, pero para preguntas más complejas, utilice una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de selección que le permite agrupar y resumir datos, como cuando desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función agregada) para ver las ventas totales por producto. Nota: No puede usar funciones agregadas en una aplicación web de Access.

Use el siguiente procedimiento para modificar la consulta de Subtotales del producto que creó en el ejemplo anterior para que resuma los subtotales del producto por producto.

  • En la pestaña Inicio , haga clic en Ver > Vista de diseño . La consulta Subtotales del producto se abre en la vista Diseño.
  • En la pestaña Diseño , en el grupo Mostrar / Ocultar , haga clic en Totales. La fila de totales se muestra en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Nota: Aunque tienen nombres similares, la fila de Totales en la cuadrícula de diseño y la fila de Total en una hoja de datos no son lo mismo:

Puede agrupar por valores de campo utilizando la fila Totales en la cuadrícula de diseño.

Puede agregar una fila Total de la hoja de datos a los resultados de una consulta de totales.

Cuando usa la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función agregada para cada campo. Si no desea realizar un cálculo en un campo, puede agrupar por campo.

En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total , seleccione Suma de la lista desplegable.

En la pestaña Diseño , en el grupo Resultados , haga clic en Ejecutar . La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos con subtotales.

Presione CTRL + S para guardar la consulta. Deja la consulta abierta.

Realiza cálculos basados ​​en tus datos.

Por lo general, no usará tablas para almacenar valores calculados, como subtotales, incluso si se basan en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados pueden quedar desactualizados si los valores en los que se basan se modifican. Por ejemplo, no almacenaría la edad de alguien en una tabla, porque cada año tendría que actualizar el valor; en su lugar, almacena la fecha de nacimiento de la persona y luego utiliza una consulta para calcular la edad de la persona.

Por ejemplo, si tiene una base de datos para algunos productos que le gustaría vender. Esta base de datos tiene una tabla llamada Detalles de pedidos que contiene información sobre los productos en campos como el precio de cada producto y las cantidades. Puede calcular el subtotal utilizando una consulta que multiplica la cantidad de cada producto por el precio unitario de ese producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio unitario y el descuento de ese producto, y luego resta el descuento total de la unidad total precio. Si creó la base de datos de muestra en el ejemplo anterior, ábrala y siga las siguientes instrucciones:

  • En la pestaña Crear , haga clic en Diseño de consulta.
  • En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , en la pestaña Tablas , haga doble clic en Ordenar detalles .
  • Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  • En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en ID de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de consulta.
  • En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón derecho en la fila Campo y luego haga clic en Zoom en el menú de acceso directo.
  • En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad] * [Precio unitario]) - ([Cantidad] * [Precio unitario] * [Descuento])
  • Haga clic en Aceptar.
  • En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar . La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos y subtotales, por orden.
  • Presione CTRL + S para guardar la consulta y luego nombre los subtotales de productos de la consulta.

Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando utiliza tablas para registrar transacciones o almacenar datos numéricos que ocurren con regularidad, es útil poder revisar esos datos en forma agregada, como sumas o promedios. En Access, puede agregar una fila de Totales a una hoja de datos. La fila total es una fila en la parte inferior de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otro valor agregado.

  • Ejecute la consulta de Subtotales del producto que creó anteriormente y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos.
  • En la pestaña Inicio , haga clic en Totales . Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos, con la palabra Total en la primera columna.
  • Haga clic en la celda en la última fila de la hoja de datos denominada Total .
  • Haga clic en la flecha para ver las funciones agregadas disponibles. Debido a que la columna contiene datos de texto, solo hay dos opciones: Ninguna y Contar .
  • Seleccione Conde . El contenido de la celda cambia de Total a un recuento de los valores de columna.
  • Haga clic en la celda contigua (la segunda columna). Tenga en cuenta que aparece una flecha en la celda.
  • Haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en Suma . El campo muestra una suma de los valores de columna.
  • Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

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Este tutorial te puede ser de utilidad para prepararse las oposiciones 2019 de Oficial Técnico de Sistemas Informáticos en Navarra

Fecha actualización el 2019-04-07. Fecha publicación el 2019-04-07. Categoría: Microsoft Access 2010 Autor: Oscar olg Mapa del sitio