Microsoft Access 2010. Criterios de filtrado en Microsoft Access 2010. Tema 22 Parte del temario de Oficial Técnico de Sistemas Informáticos 2019 de Navarra
El filtrado es una forma útil de ver solo los datos que desea mostrar en las bases de datos de Access. Puede usar los filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta o hoja de datos, o para imprimir solo ciertos registros de un informe, tabla o consulta. Al aplicar un filtro, puede limitar los datos en una vista sin alterar el diseño del objeto subyacente.
Cómo son útiles los filtros
Dado que la vista que obtiene después de aplicar un filtro solo contiene registros con los valores seleccionados, el resto de los datos permanecerán ocultos hasta que borre el filtro.
Nota: las columnas en las hojas de datos y los controles en formularios e informes vinculados a expresiones no admiten el filtrado.
Hay varios tipos de filtros y algunos de ellos son fáciles de aplicar y quitar. El acceso contiene algunos filtros comunes que están integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y los valores del campo.
Por ejemplo, para ver los registros de las personas cuyos cumpleaños caen durante un mes específico, haga clic en la columna Fecha de nacimiento , en la pestaña Inicio en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Filtros de fecha y luego seleccione el período de fecha requerido.
- 1. Los filtros que están disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.
- 2. El filtro Todas las fechas en el período ignora la parte del día y el año de los valores de fecha.
En esta vista filtrada, solo ve los registros en los que la parte del mes del campo Fecha de nacimiento se establece en abril.
Nota: Cuando aplica un filtro a una columna que ya está filtrada, el filtro anterior se elimina automáticamente. Aunque solo un único filtro puede estar vigente para un campo a la vez, puede especificar un filtro diferente para cada campo en la vista.
Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que viven en el Reino Unido cuyos cumpleaños caen en abril, puede filtrar la tabla de Contactos en el campo Región del país y también en el campo Fecha de nacimiento. Cuando filtra varios campos en una sola vista, los filtros se combinan usando el operador AND, de esta manera: PaísRegión = Reino Unido Y mes de nacimiento Fecha = Abril
Para volver a la vista sin filtro: quite los filtros. La eliminación de un filtro lo elimina temporalmente de la vista, de modo que puede volver a la vista original, sin filtro.
Para cambiar entre las vistas filtradas y no filtradas: en el grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio , haga clic en Alternar filtro .
Para eliminar permanentemente un filtro de una vista: borre el filtro. Para aprender cómo borrar filtros, vea la sección Borrar un filtro .
La configuración del filtro permanecerá vigente hasta que cierre el objeto, incluso si cambia a otra vista del objeto. En otras palabras, si filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración del filtro seguirá vigente incluso si cambia a la vista Formulario o Diseño, y permanecerá vigente hasta que cierre el formulario. Si guarda el objeto mientras se aplica el filtro, estará disponible la próxima vez que abra el objeto. Para obtener información sobre cómo guardar un filtro.
Seleccione y aplique un tipo de filtro
Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Diseño. Además de estos filtros, también puede filtrar un formulario o una hoja de datos completando un formulario (llamado Filtro por formulario).
Si desea más flexibilidad, y si se siente cómodo escribiendo expresiones, puede crear sus propios filtros usando las opciones en la pestaña Documento de filtro .
Seleccione entre los siguientes tipos de filtros:
- Filtros comunes: para filtrar valores específicos o un rango de valores.
- Filtrar por selección: para filtrar todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con un valor seleccionado en una fila al filtrar la vista de la hoja de datos.
- Filtrar por formulario: para filtrar en varios campos de un formulario o hoja de datos, o si está tratando de encontrar un registro específico.
- Filtro avanzado: para filtrar el tipo donde se definen los criterios de filtro personalizados.
Filtros comunes
A excepción de los campos Objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros disponibles depende del tipo de datos y los valores del campo seleccionado.
Haga clic derecho en el campo que desea filtrar. Para filtrar en varias columnas o controles, debe seleccionar y filtrar cada columna o control por separado, o usar una opción de filtro avanzado. Consulte las secciones Filtrar por formulario y Filtros avanzados en este artículo para obtener más información.
Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Filtro
- 1. Para filtrar valores específicos, use la lista de casillas de verificación. La lista muestra todos los valores que se muestran actualmente en el campo.
- 2. Para filtrar por un rango de valores, haga clic en uno de estos filtros y especifique los valores requeridos. Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se encuentran entre la fecha actual y el final del año, haga clic en Entre y luego especifique las fechas de inicio y finalización apropiadas en el cuadro de diálogo Entre . Para ver todos los cumpleaños que caen en una fecha específica, haga clic en la fecha y se muestran todos los cumpleaños que caen en esa fecha específica.
Es importante tener en cuenta que los valores en un campo de fecha tienen un impacto en la lista de filtros específicos del tipo. Si el valor de fecha más reciente en un campo de fecha cae dentro de los últimos dos años, verá una lista de filtros más larga y detallada. Si ninguna de las fechas en un campo tiene menos de dos años, verá la lista de filtros más corta.
Nota: Los filtros específicos de tipo no están disponibles para los campos Sí / No, Objeto OLE y archivos adjuntos. La lista de valores no está disponible para los campos memo, o para los campos que contienen texto enriquecido.
Aplicar un filtro común.
1 Abra una tabla, consulta, formulario o informe en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe o Diseño.
2 Asegúrese de que la vista no esté filtrada. En la barra de selección de registros, verifique que esté presente el ícono Sin filtro o Sin filtro atenuado .
Sugerencia: para eliminar todos los filtros de un objeto en particular, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Avanzadas y luego en Borrar todos los filtros.
3 Haga clic en cualquier lugar de la columna o control que corresponda al primer campo que desea filtrar y, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Filtrar
Para aplicar un filtro común: Punto de Texto (o Número o Fecha ) Filtros y haga clic en el filtro que desea. Filtros como Igual y Entre le piden que ingrese los valores necesarios.
Consejo: Ciertos caracteres, como *,% y?, Tienen un significado especial cuando se especifican en un cuadro de texto de filtro. Por ejemplo, * representa una cadena de caracteres, por lo que la cadena a * coincidirá con cualquier cadena que comience con a , y no solo la cadena literal a * . Para ignorar el significado especial de un personaje, enciérrelo entre corchetes [], así: a [*]. Las bases de datos que utilizan el estándar ANSI-89 tratan *,?, [,],!, - y # como caracteres especiales. Las bases de datos que utilizan el estándar ANSI-92 tratan%, _, [,], ^ y - como caracteres especiales. Puede usar cualquiera de los dos estándares con Access, pero no puede mezclar los dos estándares (por ejemplo ,? A * ) en una expresión particular.
Para aplicar un filtro basado en valores de campo: desactive las casillas de verificación junto a los valores en los que no desea filtrar y luego haga clic en Aceptar.
Para filtrar uno o solo unos pocos valores en una lista larga, primero desmarque la casilla de verificación (Seleccionar todo) y luego seleccione los valores que desee.
Para filtrar los valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en los campos de texto, número y fecha: En la lista de casilla de verificación, desmarque la casilla de verificación (Seleccionar todo) y luego seleccione la casilla de verificación junto a (En blanco).
Filtrar por selección
Para ver todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor de una fila, puede filtrar rápidamente la vista de la hoja de datos seleccionando un valor específico y luego haciendo clic en el comando Selección . La lista desplegable muestra las opciones de filtrado disponibles. Estas opciones variarán, dependiendo del tipo de datos del valor seleccionado. Otra forma de acceder a las opciones de filtro de selección es hacer clic derecho en la celda específica.
Por ejemplo, si el valor 2/21/1967 está actualmente seleccionado en el campo Fecha de nacimiento, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Selección para mostrar el filtro por comandos de selección, y luego seleccione su opción de filtro.
La lista de comandos también depende de la cantidad del valor seleccionado. Por ejemplo, si selecciona solo algunos de los caracteres en el valor, verá una lista diferente de comandos, dependiendo de la parte del campo que seleccionó.
- 1. Filtrar utilizando el principio de un valor de campo ...
- 2. ... la mitad de un valor de campo ...
- 3. ... o el final de un valor de campo.
Nota: El filtrado de una selección parcial no está disponible para campos multivalor. El comando Selección no está disponible para archivos adjuntos.
Para eliminar un filtro, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Alternar filtro , o haga clic en Avanzado y haga clic en Borrar todos los filtros.
Aplicar un filtro basado en una selección.
- Abra una tabla, consulta, formulario o informe en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe o Diseño.
- Asegúrese de que la vista no esté filtrada. En la barra de selección de registros, verifique que esté presente el ícono Sin filtro o Sin filtro atenuado.
- Vaya al registro que contiene el valor que desea usar como parte del filtro y luego haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o en el control (en la vista Formulario, Informe o Diseño).
Para filtrar basó una selección parcial; seleccione los caracteres que desee, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Selección y luego haga clic en el filtro que desea aplicar.
Filtrar por formulario
Este filtro es útil cuando desea filtrar en varios campos de un formulario o hoja de datos, o si está tratando de encontrar un registro específico. Access crea un formulario en blanco o una hoja de datos que es similar al formulario original o la hoja de datos, y luego le permite completar tantos campos como desee. Cuando haya terminado, Access encuentra los registros que contienen los valores especificados.
Nota: No puede especificar valores de campo para campos multivalor usando filtro por formulario, ni para campos con Memo, Hipervínculo, Sí / No u tipo de datos OLE Object, aunque puede especificar valores para otros campos en el conjunto de registros.
Por ejemplo, si desea buscar todos los registros del Cliente donde el título de la persona de contacto es Propietario , y esa persona se encuentra en Portland o en Eugene , abra la hoja de datos o el formulario de Clientes y, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Avanzadas y luego en Filtrar por formulario .
Ingrese el primer conjunto de valores, luego haga clic en la pestaña O en la parte inferior de la hoja de datos o el formulario, y luego ingrese el siguiente conjunto de valores. Tenga en cuenta que si desea que un valor de campo funcione como un filtro independientemente de otros valores de campo, debe ingresar ese valor en la pestaña Buscar y en cada pestaña O. Cada pestaña O representa un conjunto alternativo de valores de filtro.
Para ver solo los registros que coinciden con su entrada: En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Alternar filtro .
Aplicar un filtro rellenando un formulario.
- Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.
- Asegúrese de que la vista no esté filtrada. En la barra de selección de registros, verifique que esté presente el ícono Sin filtro o Sin filtro atenuado .
- En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Avanzadas y luego en Filtrar por formulario en el menú de acceso directo.
- Dependiendo de si está trabajando en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, realice una de las siguientes acciones:
- Vista Hoja de datos: haga clic en la primera fila de la columna en la que desea filtrar, haga clic en la flecha que aparece y luego seleccione un valor. Para agregar valores adicionales, simplemente haga clic en la pestaña O en la parte inferior de la hoja de datos y seleccione otro valor.
- Vista de formulario: haga clic en la flecha que aparece en el control y seleccione un valor para filtrar. Para agregar valores adicionales, haga clic en la pestaña O en la parte inferior del formulario y seleccione otro valor.
Sugerencias: No puede especificar valores de campo para campos multivalor usando el filtro por formulario, pero puede especificar valores para un campo no multivalor en el conjunto de registros.
- Para especificar una lista de valores posibles para un campo, use el operador o . Por ejemplo, especifique "Portland" o "Oregon" en el campo Ciudad para filtrar los registros que contengan cualquiera de los valores.
- Para filtrar según el estado de un control, como una casilla de verificación o un botón, haga clic en el control para que se encuentre en el estado deseado. Para devolver el control a una posición neutral, para que no se utilice como criterio para filtrar registros, asegúrese de que no esté disponible (aparezca atenuado).
- Para filtrar los registros que tienen valores nulos (faltantes), no nulos, en blanco (vacíos o ""), o que no están en blanco, escriba Es nulo , No es nulo , "" o No "" en el campo.
- Si desea especificar dos conjuntos de criterios alternativos, por ejemplo, para ver solo los nombres de los contactos cuyo valor de CountryRegion es USA y cuyos cumpleaños caigan en abril, puede hacer lo siguiente:
- Para recuperar todos los registros que cumplan con cualquiera de los múltiples conjuntos de criterios, especifique los criterios ingresando el primer conjunto de criterios, haga clic en la pestaña O y luego ingrese el siguiente conjunto de criterios. Tenga en cuenta que si desea que un valor de campo funcione como un filtro independientemente de otros valores de campo, debe ingresar ese valor en la pestaña Buscar y en cada pestaña O. En otras palabras, la pestaña Buscar y cada pestaña O representa un conjunto alternativo de valores de filtro.
- También tenga en cuenta que cada vez que agregue un criterio de campo a la pestaña O , Access crea otra pestaña O. Esto le permite especificar varios criterios "o". El filtro devuelve cualquier registro que contenga todos los valores especificados en la pestaña Buscar , o todos los valores especificados en la primera pestaña O , o todos los valores especificados en la segunda pestaña Or , y así sucesivamente.
Para eliminar un filtro y mostrar todos los registros, vuelva a hacer clic en Alternar filtro .
Para modificar un filtro por formulario, haga clic en Avanzado , luego haga clic en Filtrar por formulario nuevamente. Se muestra el conjunto de criterios de filtro actual.
Filtro avanzado
En ocasiones, es posible que desee aplicar un filtro que sea un tipo de filtro avanzado y que tenga que escribir usted mismo el criterio del filtro. Por ejemplo, para buscar registros que contengan fechas ocurridas durante los últimos siete días o los últimos seis meses.
El uso de los filtros avanzados requiere la escritura de expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas en Excel y a los criterios que especifique al diseñar una consulta.
Un ejemplo de dónde podría usar un filtro avanzado es encontrar los nombres de los contactos cuyos cumpleaños ocurrieron durante los últimos siete días. Después de aplicar un filtro avanzado, puede limitar aún más los resultados a aquellos cuyo país / región es EEUU
Aplicar un filtro avanzado.
- Abra una tabla, consulta, formulario o informe en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe o Diseño.
- Asegúrese de que la vista no esté filtrada. En la barra de navegación de registros, verifique que No hay filtro aparece atenuado (no está disponible). Si la barra de navegación del registro no está visible, haga clic en Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio , y luego haga clic en Borrar todos los filtros (si la opción Borrar todos los filtros aparece atenuada, no hay filtros en efecto).
- En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Avanzado y luego haga clic en Filtro / orden avanzado en el menú de acceso directo.
- Agregue los campos en los que desea filtrar a la cuadrícula.
- En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y solo se muestran los registros que coinciden con todos los criterios en la fila Criterios . Para especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O , y así sucesivamente.
El conjunto completo de criterios en la fila O se aplica como una alternativa al conjunto de criterios en la fila Criterios . Cualquier criterio que desee aplicar para ambos conjuntos de criterios debe escribirse tanto en la fila Criterios como en la fila O. Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.
Una buena manera de aprender a escribir criterios es aplicar un filtro común o un filtro basado en la selección que produzca un resultado que esté cerca de lo que está buscando. Luego, con el filtro aplicado a la vista, visualice la pestaña Objeto del filtro
Comandos especiales en la pestaña del documento Filtro
El comando Cargar desde consulta carga el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. Esto le permite utilizar los criterios de consulta como criterios de filtro.
El comando Guardar como consulta le permite guardar la configuración del filtro como una nueva consulta.
Eliminar o volver a aplicar un filtro.
Para cambiar a la vista sin filtrar de datos, elimine los filtros haciendo clic en Filtrado en la barra del navegador de registros para volver a la vista completa.
Cuando elimina los filtros actuales, los filtros se eliminan temporalmente de todos los campos de la vista. Por ejemplo, si primero aplica filtros en los campos CountryRegion y BirthDate, y luego elimina los filtros, verá todos los registros nuevamente.
Para volver a aplicar los filtros más recientes, haga clic en Sin filtro en la barra del navegador de registros.
Borrar un filtro
Borra un filtro cuando ya no lo necesites. Borrar un filtro lo elimina de la vista y ya no puede volver a aplicarlo haciendo clic en Sin filtro en la barra de estado. Puede borrar un solo filtro de un solo campo, o borrar todos los filtros de todos los campos en la vista.
- Para borrar un solo filtro de un solo campo: haga clic con el botón derecho en la columna o control filtrados y luego haga clic en Borrar filtro desde el nombre del campo .
- Para borrar todos los filtros de todos los campos: En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en Avanzado y luego haga clic en Borrar todos los filtros en el menú de acceso directo.
Guardar un filtro
Puede ser útil guardar un filtro si lo va a utilizar de nuevo. Las configuraciones de filtro que están vigentes en el momento en que cierra una tabla, consulta, formulario o informe se guardan automáticamente junto con el objeto y están disponibles para volver a aplicar. Sin embargo, de forma predeterminada, la configuración del filtro no se aplica automáticamente cuando abre el objeto.
Para asegurarse de que los filtros actuales se apliquen automáticamente la próxima vez que abra una tabla, consulta, formulario o informe, desde la hoja de propiedades del objeto, establezca la propiedad FilterOnLoad del objeto en Sí . La propiedad FilterOnLoad se aplica la próxima vez que abra el objeto. Siempre que cambie esta configuración, debe cerrar el objeto y volver a abrirlo para aplicar la nueva configuración.
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Fecha actualización el 2021-04-07. Fecha publicación el 2019-04-07. Categoría: Microsoft Access 2010 Autor: Oscar olg Mapa del sitio