Con Microsoft Teams, puede crear un plan, organizar el trabajo y colaborar sin problemas como líder de equipo. ¡Aquí hay algunos consejos que le ayudarán a empezar!
Con Microsoft Teams, los miembros del equipo remoto pueden trabajar juntos sin problemas y aumentar la productividad.
Sin embargo, un líder de equipo debe supervisar el uso de esta plataforma para evitar circunstancias inesperadas, como fugas de datos y acceso no autorizado. Descubra cómo administrar Microsoft Teams para equipos remotos.
Creación de equipos y estrategia de nomenclatura
Todas las partes interesadas principales deberían poder crear un nuevo equipo en Microsoft Teams . Pero esta función no debería ser accesible para todos. Restrinja el permiso de creación de equipos a los administradores, gerentes o personas que necesitan el acceso.
A menos que conozca el propósito o la función de un equipo, resulta difícil administrarlos. Por lo tanto, tenga una convención de nomenclatura eficaz en su Azure Active Directory.
La convención de nomenclatura se refiere a un estilo o estructura consistente de nomenclatura que seguirá cada equipo. Este estilo de nomenclatura le ayudará a conocer la descripción del equipo, la función, la región geográfica, el nombre del creador, etc.
Definir un ciclo de vida para datos y mensajes
Tener una política de retención de datos a medida es esencial para todos los equipos. Por lo tanto, puede guardar los mensajes durante un rango de tiempo fijo, y los textos desaparecerán automáticamente después de ese tiempo cuando no los necesite. Analice sus proyectos y establezca el tiempo para la retención de mensajes en consecuencia.
Debe aplicar el mismo proceso a los datos de su equipo definiendo el ciclo de vida. Según Microsoft, el ciclo comienza cuando creas un equipo y configuras un canal. La mitad del ciclo es cuando el equipo colabora activamente. El final del ciclo significa que un equipo ha llegado al final de su vida después de completar las tareas previstas.
Regular el acceso externo
La configuración predeterminada de Microsoft Teams permite a los miembros de equipos de otras organizaciones acceder a los datos de comunicación. También le permite configurar reuniones con partes externas que usan Teams o Zoom.
Utilice esta configuración con cuidado para controlar quién puede acceder a los datos de su organización. Puede poner un dominio específico en la lista de bloqueo o desbloquear algunos dominios para controlar el acceso.
Si bien el acceso externo es para otros miembros de su organización, el acceso de invitado se refiere a permitir que personas ajenas a su empresa accedan a los datos del equipo. Si su trabajo implica trabajar en estrecha colaboración con clientes o socios externos, puede habilitar esta función hasta cierto punto.
Proponga una política de reuniones y mensajes de texto
Microsoft Teams es una plataforma para la comunicación profesional, y cuanto menos personal sea, mejor. Cree políticas de mensajería y cumplimiento de acuerdo con los estándares de la organización.
Controle o prohíba el uso de pegatinas, GIF y memes que no sean profesionales. También puede permitir que un sistema de clasificación de contenido localice cualquier contenido molesto.
También puede permitir que los usuarios editen o eliminen cualquier mensaje enviado, pero tenga en cuenta que es posible que deba volver sobre el mensaje original. También es posible la grabación y transcripción de las reuniones de Teams.
Sin embargo, considere estas características según la política de la empresa y, si decide realizar estas acciones, informe claramente a todos los asistentes. También debe proporcionar acceso directo a las reuniones solo a los miembros del equipo, y los invitados deben unirse después de la aprobación.
Regular las integraciones de aplicaciones de terceros
Como líder del equipo, debería estar contento con la característica de integración de terceros perfecta de Microsoft Teams. Sin embargo, el hecho de que cualquier miembro pueda integrar una aplicación compatible puede convertirse en un motivo de preocupación para usted. Debe mantener los canales de Microsoft Teams limpios y seguros.
Para eso, debe permitir solo una lista específica de aplicaciones de terceros para la integración. Puede visitar la página Administrar aplicaciones del centro de administración de Microsoft Teams para administrar las aplicaciones de Teams que desea permitir para sus colegas. Allí, también puede modificar la experiencia de la aplicación de terceros para usuarios individuales.
Auditar llamadas y mensajes
Los administradores de Microsoft Teams pueden verificar y auditar el historial de llamadas de cualquier miembro durante los últimos 30 días. Puede utilizar los datos del historial de llamadas de la persona, el tráfico, los auriculares, la calidad de la red, etc., para resolver los problemas de comunicación que enfrentan.
También puede acceder a los datos de tendencias de calidad de las llamadas de los últimos 90 días en el portal heredado de Skype Empresarial para obtener una descripción general del rendimiento de la red.
Establecer una regla para la clasificación de datos
La categorización de datos es el método que le proporciona información crucial sobre el nivel de sensibilidad de los datos. Con esta clasificación, puede conocer la ubicación de los datos confidenciales, sus factores de riesgo y cómo los miembros del equipo están usando los datos. Para conocer esta información fácilmente mediante la categorización, establezca un esquema de clasificación de datos.
Este conjunto de reglas explicará claramente las opciones disponibles a los usuarios finales. Por lo tanto, establezca las reglas en un lenguaje fácil de entender. Aplicar las reglas de clasificación para todos los equipos de Microsoft.
Una vez que haya implementado el esquema de clasificación, también puede crear e implementar la prevención de pérdida de datos (DLP), etiquetas de retención, etc.
Reglas personalizadas de seguridad y uso compartido de enlaces
Los miembros de su equipo necesitan la libertad de incluir nuevos recursos, pero esto no debe poner en riesgo la seguridad de los datos a ningún costo. Puede ofrecer una solución viable a este problema personalizando la configuración de seguridad de Microsoft Teams de acuerdo con los niveles de confidencialidad del proyecto.
Dependiendo del propósito de los datos, incluso puede agregar más restricciones, como deshabilitar el uso compartido de enlaces. Dado que Teams es una plataforma unificada que está integrada con otras aplicaciones de Microsoft 365, debe pasar por varios niveles de autorización para realizar configuraciones en varios centros de administración.
Al administrar la configuración, considere la importancia de cada equipo para crear la configuración adecuada.
Capacite a su equipo en las políticas de MS Teams
Es poco probable que un solo miembro del equipo descubra la mejor manera de aprovechar al máximo Microsoft Teams. Por lo tanto, necesita colaborar para explorar y crecer utilizando esta plataforma. Ya sea que su equipo esté a punto de usar Teams por primera vez o haya pasado algún tiempo, una sesión de capacitación regular será útil.
Allí, las personas pueden compartir sus experiencias en Microsoft Teams con otros. También pueden hablar sobre cualquier problema anterior con Teams y cómo manejan esos problemas de manera efectiva. También puede anotar sus sugerencias e implementar las factibles.
Fecha actualizacion el 2021-10-17. Fecha publicacion el 2021-10-17. Categoria: microsoft Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: makeuseof