Herramientas de comunicación para equipos distribuidos

Articulos tematica Microsoft

Las empresas que han tenido éxito con una fuerza de trabajo remota probablemente hayan experimentado o identificado beneficios como empleados más satisfechos, personas que realmente trabajan más horas y el potencial de reducir los gastos generales eliminando o reduciendo las ubicaciones de las oficinas físicas.

Pero todos los beneficios vienen con inconvenientes. No todos los empleados prosperan en un entorno de trabajo remoto, la comunicación dentro de la organización puede volverse más difícil e incluso los empleados remotos más exitosos pueden sentirse desconectados entre sí.

Por lo tanto, a medida que las empresas continúan aprovechando las prácticas de trabajo remoto, aquí hay algunos consejos para ayudar a abordar los desafíos de comunicación y creación de equipos que pueden surgir naturalmente.

Videoconferencia

Comencemos con una práctica con la que muchos de nosotros tenemos una relación de amor y odio: la videoconferencia. Por un lado, puede reunir a un gran grupo de personas, compartir en pantalla una presentación u otra información visual, verse "cara a cara" y, en general, intentar aproximarse a una reunión de equipo en persona sin que nadie esté realmente en la misma habitación (o posiblemente incluso el mismo estado). Por el contrario, cuanto más grande sea el grupo, es más probable que tenga al menos una persona que tenga dificultades técnicas, como iniciar sesión o hacer que su micrófono funcione. Los equipos que son nuevos en las videoconferencias también pueden tener problemas en los que las personas intentan hablar entre sí.

Dejando a un lado los desafíos, la videoconferencia es una parte clave para mantener una comunicación regular con equipos remotos. También hay varias tácticas que puede utilizar para aprovechar al máximo las videoconferencias.

1. Asegúrese de tener algunas reuniones en las que la cámara sea opcional y otras en las que el uso de cámaras sea obligatorio. Esto permite que las personas disfruten de un código de vestimenta más "relajado" algunos días sin dejar de verse las caras con regularidad.

2. No se exceda. Es fácil compensar en exceso llenando los calendarios de todos con videollamadas. Recuerde que demasiadas reuniones pueden ser una pérdida de productividad, así que no intente obtener demasiado de algo bueno.

Plataformas de chat

Al igual que las videoconferencias, muchos equipos remotos ahora están bien versados ​​en el uso de varias plataformas de chat enfocadas en el trabajo como Slack. Estas herramientas de software han ganado mucho impulso en los últimos años y, a menudo, se consideran las plataformas de comunicación definitivas para los equipos. Pueden ser extremadamente valiosos para fomentar la comunicación rápida y el intercambio de información entre los miembros del equipo, pero solo si las empresas los usan correctamente. Al mismo tiempo, es probable que muchos empleados den fe de "fatiga en el chat", ya que los mensajes pueden parecer intrusivos y distractores cuando se concentra en un proyecto o tarea específicos.

Entonces, ¿cómo pueden los equipos aprovechar al máximo estas plataformas de chat sin encontrar demasiados obstáculos?

1. Aproveche la configuración de estado para controlar las distracciones. Capacite a su equipo para establecer estados que los hagan no disponibles para comunicaciones de chat que no sean de emergencia para que puedan concentrarse en la tarea en cuestión.

2. Deje que la gente sea social. Sí, desea que su equipo utilice el software de chat de su empresa para trabajar en proyectos colaborativos o compartir información. Pero también desea que las personas puedan comunicarse entre sí de la forma en que lo harían en una oficina, con alguna conversación social ocasional.

El teléfono

Puede parecer increíblemente de la vieja escuela hacer una llamada telefónica real en estos días. Puede parecer mucho más fácil enviar un mensaje de Slack, escribir un correo electrónico o enviar un mensaje de texto rápido. Pero el quid de la cuestión es que ningún canal de comunicación es el adecuado para cada caso de uso. Por ejemplo, es fácil pensar que una herramienta como Slack puede reemplazar prácticamente todas las demás formas de comunicación. Pero al igual que con cualquier herramienta, su uso excesivo puede conducir a una disminución de los rendimientos. A veces, no hay sustituto para una conversación real en persona o por teléfono.

Puede parecer una tontería, pero aquí hay algunos consejos para hacer uso de esta antigua herramienta de comunicación:

1. Cuando un chat o una conversación por correo electrónico implica muchos intercambios o identifica un tema que necesita más de unas pocas oraciones para describir, considere la posibilidad de realizar una llamada.

2. Deje tiempo para las tangentes. Es posible que algunas llamadas necesiten ser rápidas y directas, pero encuentre formas de usar estas llamadas telefónicas para chatear como lo haría en una oficina real, para ponerse al día con otros temas relacionados con el trabajo o sociales.

Fecha actualización el 2021-10-20. Fecha publicación el 2021-10-20. Categoria: herramientas Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: forbes