Mejores practicas para mantenerse seguro usando Microsoft Office 365
El popular software es utilizado por millones de consumidores y empresas de todo el mundo. También tiene un fuerte control sobre el sector empresarial. Es por eso que cada vez es más necesario usar de forma segura Office 365, las versiones en línea para facilitar la colaboración.
La compañía ofrece una amplia gama de planes personales, comerciales y empresariales. Con cada plan, obtienes acceso a aplicaciones de Office, OneDrive y más junto con algunas condiciones. Por supuesto, va a crear, editar y almacenar información personal y confidencial utilizando Microsoft Word, Excel y OneDrive.
Es por eso que es esencial reforzar la seguridad durante el proceso de edición, visualización y uso compartido.
En esta publicación, lo guiaré a las cinco prácticas principales para seguir usando Office 365 de forma segura. Aplique estas medidas y no se preocupe por el robo de datos o cualquier mal uso. Empecemos.
USE UNA CONTRASEÑA SEGURA Y HABILITE 2FA
Este es obvio. Al crear una cuenta de Microsoft, use la contraseña segura con una combinación de letras, números y caracteres especiales.
Si le preocupa recordarlos, le aconsejaría que invierta en un administrador de contraseñas. Hay muchas ofertas capaces, como LastPass, Enpass , 1Password , SafeInCloud y más.
Puede usar su generador de contraseñas incorporado y el inicio de sesión automático en iOS y Android para una experiencia de inicio de sesión sin problemas.
Elegir una contraseña segura es una parte del proceso. Le recomendaré encarecidamente que refuerce la seguridad mediante la autenticación de dos factores.
No opte solo por la verificación del número móvil. Ha habido muchos casos en que los piratas informáticos pudieron acceder a la cuenta de una persona mediante un intercambio de SIM y luego leer la OTP de los mensajes. El CEO de Twitter Jack Dorsey es la víctima reciente de tales prácticas.
Use aplicaciones 2FA (autenticación de dos factores) que generan códigos aleatorios en un período determinado. Ingrese ese código después de la pantalla de contraseña. Authy sería mi elección preferida para soporte multiplataforma y capacidades de sincronización.
PROTEGER CON CONTRASEÑA DOCUMENTOS CONFIDENCIALES
Para evitar que las incógnitas abran y accedan a documentos confidenciales, siempre puede proteger con contraseña los documentos utilizando la herramienta de contraseña incorporada.
Haga clic en el menú Revisar en la barra de cinta, toque Proteger documento, y el cuadro de diálogo le permitirá agregar contraseñas y algunas reglas al respecto.
Hablando de reglas, puede agregar una contraseña para ver un documento, establecer otra contraseña para permitir que otros hagan modificaciones en un documento. También se puede evitar que los colegas agreguen comentarios utilizando otras opciones.
Puede habilitar ese pequeño alternar en la sección de privacidad para ocultar información personal del archivo.
AGREGAR FECHA DE VENCIMIENTO AL ENLACE PARA COMPARTIR ONEDRIVE
Las aplicaciones de Office 365 integran estrechamente la plataforma en la nube Microsoft OneDrive. Bueno, también puede usar Box y Dropbox, pero recomendaré OneDrive ya que está integrado de forma predeterminada en Windows 10 y también viene con 1TB de almacenamiento para suscriptores de Office 365.
Cada archivo de Word, PowerPoint y Excel se guarda automáticamente en la plataforma en la nube de Microsoft.
Ahora, cuando comparte un archivo o una carpeta desde la aplicación OneDrive, Microsoft ofrece una forma ordenada de agregar una fecha y hora de caducidad a ese enlace compartido.
En OneDrive Web, al compartir una carpeta, puede tocar Compartir y elegir una fecha de vencimiento establecida. Desde allí, seleccione la hora y la fecha para caducar el enlace.
Sin embargo, las cosas son un poco complicadas en los dispositivos móviles. Siga los pasos a continuación para realizar la misma acción en aplicaciones iOS y Android.
- Paso 1: descargue OneDrive e inicie sesión con credenciales y código 2FA.
- Paso 2: navega a la carpeta que deseas compartir y toca el menú de tres puntos.
- Paso 3: selecciona compartir y elige la configuración del enlace.
- Paso 4: Agregue hora y fecha para vincular y activar la palanca.
AGREGAR CONTRASEÑA A LOS ENLACES DE ONEDRIVE
La opción dos mencionada anteriormente se usa más cuando desea proteger con contraseña solo un archivo a la vez. Pero si desea compartir 8-10 documentos de una sola vez, es mejor que proteja los enlaces de OneDrive con una contraseña .
En tales casos, puede cargar todos los documentos en una sola carpeta en OneDrive.
Ahora, abra la web de OneDrive, seleccione la carpeta y toque el menú compartir. En el cuadro de diálogo, seleccione agregar contraseña y luego comparta el enlace de la carpeta.
La persona receptora deberá ingresar una contraseña antes de acceder a los archivos que contiene.
Sé que la solución no es tan personalizable como la opción de sección que le permite bloquear ciertos permisos y ocultar detalles personales. Sin embargo, en general, la forma OneDrive hace el trabajo en términos de una capa de seguridad adicional.
Desafortunadamente, no puede usar la función en aplicaciones móviles. Solo está disponible en la web de OneDrive.
UTILICE LA BIOMETRÍA EN ONEDRIVE
Como habrás adivinado, OneDrive desempeña el papel central en la experiencia de Office 365.
Ya sea OneNote o Word o Excel, cada uno de ellos guarda el archivo en OneDrive. Por eso es importante mantenerlo seguro utilizando la biometría en aplicaciones móviles.
Vaya a Configuración- Seguridad y active FaceID o protección de huellas digitales para iOS y Android.
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