Maneras de sacar mas provecho a Microsoft Planner

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Microsoft Planner es bastante simple de usar, pero algunas de sus características más útiles no son el frente y el centro. Si solo está creando y moviendo tareas, aquí hay seis formas de aprovechar un poco más de Planner. Aquí está todo lo que necesitas saber.

Recibe notificaciones sobre tareas

Si ya ha conectado Planner a su Outlook , ya recibirá notificaciones sobre las fechas de vencimiento. Pero si no lo ha hecho, o si desea saber cuándo se le han asignado elementos, hay una función de notificación adicional.

Haga clic en el engranaje de Configuración en la esquina superior derecha del Planificador de Microsoft y luego seleccione la opción "Notificaciones".

Esto abrirá el panel de opciones de notificación. Elija una de las preferencias de notificación y luego seleccione el botón "Guardar".

Si elige "Alguien me asigna una tarea", esto lo alertará por correo electrónico, Microsoft Teams (si tiene Teams) y con notificaciones push móviles (si ha instalado la aplicación móvil , que le mostraremos más adelante). en este artículo). Esta característica es muy útil cuando trabajas en equipo, incluso si solo eres tú y tu compañero usando Planner para resolver las tareas.

Si aún no ha conectado Planner a su Outlook , la opción "Una tarea que se me asignó llega tarde, vence hoy o en los próximos 7 días" le alertará por correo electrónico si llega tarde con sus tareas. Esta característica funciona muy bien, pero es persistente al decirle que una tarea llega tarde. Esto puede ser excelente si te cuesta cumplir los plazos y necesitas recordatorios, pero también puede ser demasiado si te hace sentir desmotivado.

Somos fanáticos de los sistemas que lo ayudan a hacer las cosas, por lo que preferimos la última opción, pero esta opción es definitivamente una preferencia personal.

Agregue un plan a sus favoritos

Cuando comience a usar Planner, sus planes aparecerán en la sección "Planes recientes" de la barra lateral.

Si solo tiene uno o dos planes, está bien, pero si tiene varios planes, y especialmente si se encuentra en un entorno corporativo donde las personas pueden agregarlo a planes inesperadamente, la sección "Planes recientes" puede volverse difícil de manejar con bastante rapidez. .

En su lugar, puede agregar planes a la sección "Favoritos" de la barra lateral. Esto le da control sobre los planes que ve, lo que hace que encontrar sus planes importantes sea mucho más fácil.

Para mover un plan a la sección Favoritos, haga clic en el icono de estrella junto al nombre del plan.

Esto moverá inmediatamente su plan a la sección Favoritos de la barra lateral.

Para eliminar un plan de sus Favoritos, haga clic nuevamente en el icono de estrella y el plan volverá a la sección Planes recientes.

Cambiar las agrupaciones de tareas

De manera predeterminada, sus tareas se agrupan en los depósitos que usa: Tareas pendientes, En curso, Listo y cualquier otro depósito que haya creado. Sin embargo, esta no es la única forma de agrupar sus tareas, por lo que Planner le ofrece la opción de agrupar tareas en función de sus propiedades, como Fecha de vencimiento, Asignado, Prioridad y más.

Para cambiar sus grupos de tareas, haga clic en el botón "Agrupar por cubo" en la parte superior derecha de la interfaz.

Elija una propiedad diferente para agrupar sus tareas y se reorganizarán automáticamente. Por ejemplo, si elige "Prioridad", sus tareas se agruparán en nuevos grupos de Prioridad.

Para volver a ver sus tareas en los depósitos originales, simplemente haga clic en "Agrupar por" y elija "Depósito".

Esta característica es realmente útil para ver las tareas en orden de fechas o, si está trabajando en un equipo, por cesionario, para que pueda ver quién está sobrecargado y quién no tiene suficiente trabajo. Si utiliza el sistema de etiquetado coloreado para rastrear un proyecto, esto puede mostrarle todas las tareas para ese proyecto simplemente eligiendo agrupar por etiquetas.

Filtrar las tareas por propiedades específicas

La agrupación es una forma de organizar sus tareas, pero también puede filtrarlas para mostrar solo las tareas que desea ver. En un plan de equipo, esto es útil para ver solo las tareas que se le asignan o solo las tareas para una etiqueta específica.

Para filtrar las tareas, haga clic en "Filtro" en la esquina superior derecha.

Haga clic en uno de los nombres de propiedad para elegir un valor para filtrar. Vamos a filtrar el valor "Urgente" en la propiedad Prioridad.

El plan ahora mostrará solo aquellas tareas que tienen una prioridad de "Urgente".

Puede aplicar tantos filtros como desee al mismo tiempo, por lo que puede filtrar tareas urgentes con una etiqueta amarilla asignada a Jane y que vence la próxima semana, por ejemplo.

Si las propiedades no son lo suficientemente específicas, también puede filtrar las palabras clave dentro de las tareas.

Esto mostrará cualquier tarea que tenga la palabra clave en cualquier parte del título. Para borrar el filtro, haga clic en "Filtro" nuevamente y luego seleccione el botón "Borrar".

Cuantas más tareas haya en su planificador, más útil será el filtrado.

Genere estadísticas sobre su plan

Si eres un gerente que necesita informar sobre el trabajo de tu equipo, sabrás la importancia de las estadísticas. Planner proporciona algunos cuadros básicos para ayudarlo a comprender el estado actual de su plan de manera que sea más fácil informar.

Para acceder a los gráficos del planificador, haga clic en Gráficos en la parte superior del plan.

Esto le brinda algunas representaciones visuales del plan tal como está actualmente.

También le ofrece un desglose de tareas basado en Prioridad y Asignatario más adelante en la página. Estos gráficos son útiles hasta cierto punto, pero no son particularmente detallados o personalizables. Para eso, debe exportar su plan a Excel, donde puede hacer el gráfico usted mismo o conectar la hoja de cálculo a una herramienta como Power BI para extraer las estadísticas por usted.

Para exportar el plan, haga clic en los tres puntos en la parte superior del plan y luego seleccione "Exportar plan a Excel".

Esto creará una hoja de cálculo que contiene una instantánea de los datos sobre el plan y las tareas, que puede utilizar para crear representaciones visuales de su plan utilizando la herramienta que desee.

Instale la aplicación móvil Planner

Si desea poder verificar sus planes sobre la marcha, necesitará la aplicación móvil Planner . Microsoft ha hecho que sea muy fácil obtenerlo sin tener que ir a su tienda de aplicaciones; simplemente haga clic en el enlace "Obtener la aplicación Planner" en la parte inferior de la barra lateral.

Esto abrirá un panel donde puede ingresar su número de teléfono. Microsoft enviará un enlace de descarga a la tienda de aplicaciones adecuada. Si no desea usar su número de teléfono, o es una tableta que no tiene un número de teléfono, puede proporcionar una dirección de correo electrónico.

Instale la aplicación como de costumbre, y ahora podrá controlar su trabajo sin tener que llevar una computadora portátil consigo.

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Fecha actualizacion el 2020-04-15. Fecha publicacion el 2020-04-15. Categoria: microsoft Autor: Oscar olg Mapa del sitio Fuente: howtogeek Version movil