Microsoft Access 2010. Relaciones entre tablas en Microsoft Access 2010. Tema 22 Parte del temario de Oficial Técnico de Sistemas Informáticos 2019 de Navarra
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de datos (datos duplicados).
Para lograr ese objetivo, divide sus datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho se represente solo una vez. A continuación, proporciona a Access una forma de volver a unir la información dividida.
Para ello, coloque los campos comunes en las tablas relacionadas. Sin embargo, para realizar este paso correctamente, debe comprender las relaciones entre sus tablas y luego especificar estas relaciones en su base de datos.
ipos de relaciones de las Tablas
Hay tres tipos de relaciones de tabla en Access.
Una relación de uno a muchos
Usemos una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla de Clientes y una tabla de Pedidos como ejemplo. Un cliente puede realizar cualquier cantidad de pedidos. De ello se deduce que para cualquier cliente representado en la tabla Clientes, puede haber muchos pedidos representados en la tabla Pedidos. La relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación uno a varios en el diseño de su base de datos, tome la clave principal en el lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "muchos" de la relación. En este caso, por ejemplo, agrega un nuevo campo (el campo ID de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le asigna el nombre ID de cliente. El acceso puede luego usar el número de identificación de cliente en la tabla de pedidos para localizar al cliente correcto para cada pedido.
Una relación de muchos a muchos
Ahora veamos la relación entre una tabla de productos y una tabla de pedidos. Un solo pedido puede incluir más de un producto. Por otro lado, un solo producto puede aparecer en muchos pedidos. Por lo tanto, para cada registro en la tabla Pedidos, puede haber muchos registros en la tabla Productos. Además, para cada registro en la tabla Productos, puede haber muchos registros en la tabla Pedidos. Esta relación se llama una relación de muchos a muchos. Tenga en cuenta que para detectar relaciones existentes de muchos a muchos entre sus tablas, es importante que considere ambos lados de la relación.
Para representar una relación de muchos a muchos, debe crear una tercera tabla, a menudo llamada tabla de unión, que divide la relación de muchos a muchos en dos relaciones de uno a varios. Insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla. Como resultado, la tercera tabla registra cada aparición, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de muchos a muchos que se define al crear dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Una orden puede tener muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchas órdenes.
Una relación de uno a uno
En una relación de uno a uno, cada registro en la primera tabla puede tener solo un registro coincidente en la segunda tabla, y cada registro en la segunda tabla puede tener solo un registro coincidente en la primera tabla. Esta relación no es común porque, la mayoría de las veces, la información relacionada de esta manera se almacena en la misma tabla. Puede usar una relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que se aplique solo a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique dicha relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
¿Por qué crear relaciones de Tablas?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente utilizando la ventana Relaciones o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Access usa relaciones de tabla para decidir cómo unir tablas cuando necesita usarlas en un objeto de base de datos. Hay varias razones por las que debe crear relaciones de tablas antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan sus diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo debe crear una consulta que se una a las tablas. La consulta funciona al hacer coincidir los valores en el campo de clave principal de la primera tabla con un campo de clave externa en la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeran todos los pedidos de cada cliente, construye una consulta que une la tabla de Clientes con la tabla de Pedidos basada en el campo ID de Cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos a unirse. Pero, si ya tiene una relación definida entre las tablas, Access proporciona la combinación predeterminada, según la relación de la tabla existente. Además, si utiliza uno de los asistentes de consulta,
Las relaciones de tablas informan sus diseños de formularios e informes.
Cuando diseña un formulario o informe, Access utiliza la información que recopila de las relaciones de tabla que ya definió para presentarle opciones informadas y para rellenar previamente la configuración de propiedades con los valores predeterminados apropiados.
Las relaciones de tablas son la base sobre la que puede imponer la integridad referencial para ayudar a prevenir registros huérfanos en su base de datos. Un registro huérfano es un registro con una referencia a otro registro que no existe, por ejemplo, un registro de pedido que hace referencia a un registro de cliente que no existe.
Cuando diseña una base de datos, divide su información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. Luego agrega claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a esas claves primarias. Estos emparejamientos de clave principal y clave externa forman la base para las relaciones de tabla y las consultas de tablas múltiples. Es importante que estas referencias clave-clave externa permanezcan sincronizadas. La integridad referencial, que depende de las relaciones de la tabla, ayuda a garantizar que las referencias permanezcan sincronizadas.
La integridad referencial
Cuando diseña una base de datos, divide la información de su base de datos en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de datos. A continuación, le da a Access una forma de volver a reunir los datos colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación uno a varios, toma la clave principal de la tabla "uno" y la agrega como un campo adicional a la tabla "muchos". Para volver a reunir los datos, Access toma el valor en la tabla "muchos" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De esta manera, los valores en la tabla "muchos" hacen referencia a los valores correspondientes en la tabla "uno".
Supongamos que tiene una relación de uno a varios entre remitentes y pedidos y desea eliminar un remitente. Si el remitente que desea eliminar tiene pedidos en la tabla Pedidos, esos pedidos quedarán "huérfanos" cuando elimine el registro del remitente. Las órdenes seguirán conteniendo una identificación de remitente, pero la identificación ya no será válida porque el registro al que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es prevenir a los huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética nunca ocurra.
Usted hace cumplir la integridad referencial al habilitarla para una relación de tabla (ver Hacer cumplir la integridad referencialpara instrucciones paso a paso). Una vez implementado, Access rechaza cualquier operación que viole la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambian el destino de una referencia y las eliminaciones que eliminan el destino de una referencia.
Es posible que tenga una necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal para un remitente que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De esa manera, Access garantiza que la actualización se complete en su totalidad para que su base de datos no quede en un estado inconsistente, con algunas filas actualizadas y otras no. Por esta razón, Access admite los campos relacionados con la actualización en cascadaopción. Cuando aplica la integridad referencial y elige la opción Campos relacionados con la actualización en cascada , y luego actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga una necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados, por ejemplo, un registro del Remitente y todos los pedidos relacionados para ese remitente. Por este motivo, Access admite la opción Eliminar registros relacionados en cascada . Cuando aplica la integridad referencial y elige la opción Eliminar registros relacionados en cascada , y luego elimina un registro en el lado de la clave principal de la relación, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal.
Ver relaciones de tabla
Para ver sus relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos . La ventana Relaciones se abre y muestra las relaciones existentes. Si no se han definido relaciones de tabla y está abriendo la ventana de Relaciones por primera vez, Access le solicita que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abre la ventana de relaciones
- Haga clic en Archivo y luego en Abrir .
- Selecciona y abre la base de datos.
- En la pestaña Herramientas de la base de datos , en el grupo Relaciones , haga clic en Relaciones .
- Si la base de datos contiene relaciones, aparece la ventana Relaciones. Si la base de datos no contiene ninguna relación y está abriendo la ventana Relaciones por primera vez, aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla . Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
- En la pestaña Diseño , en el grupo Relaciones , haga clic en Todas las relaciones.
Esto muestra todas las relaciones definidas en su base de datos. Tenga en cuenta que las tablas ocultas (tablas para las que se selecciona la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla ) y sus relaciones no se mostrarán a menos que la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos esté seleccionada en el cuadro de diálogo Opciones de navegación .
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación dibujada entre tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no impone integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que respaldan la relación. Cuando selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se vuelve más gruesa para indicar que está seleccionada. Si hace cumplir la integridad referencial para esta relación, la línea aparece más gruesa en cada extremo. Además, el número 1 aparece sobre la parte gruesa de la línea en un lado de la relación, y el símbolo de infinito ( ∞ ) aparece sobre la parte gruesa de la línea en el otro lado.
Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar uno de los siguientes comandos en la cinta:
En la pestaña Diseño , en el grupo Herramientas:
- Editar relaciones Abre el cuadro de diálogo Editar relaciones . Cuando selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Editar relaciones para cambiar la relación de la tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.
- Borrar diseño Elimina todas las tablas y relaciones de la visualización en la ventana Relaciones. Tenga en cuenta que este comando solo oculta las tablas y las relaciones, no las elimina.
- Informe de relaciones Crea un informe que muestra las tablas y las relaciones en su base de datos. El informe muestra solo las tablas y relaciones que no están ocultas en la ventana Relaciones.
En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones:
- Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para ver en la ventana Relaciones.
- Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
- Relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas para la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
- Todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas en su base de datos en la ventana Relaciones. Tenga en cuenta que las tablas ocultas (tablas para las que está seleccionada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla ) y sus relaciones no se mostrarán a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.
- Cerrar Cierra la ventana de Relaciones. Si realizó algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, se le preguntará si desea guardar esos cambios.
Este tutorial te puede ser de utilidad para prepararse las oposiciones 2019 de Oficial Técnico de Sistemas Informáticos en Navarra
Fecha actualización el 2021-04-07. Fecha publicación el 2019-04-07. Categoría: Microsoft Access 2010 Autor: Oscar olg Mapa del sitio