Como cargar y administrar archivos en Microsoft Teams
¿Comenzaste a usar Microsoft Teams para trabajar? En esta guía, lo ayudaremos a comenzar a administrar archivos en la plataforma.
Microsoft Teams no es solo una plataforma para comunicarse con colegas, ya sea que trabaje desde su casa u oficina. También es una plataforma para colaborar en tiempo real y compartir archivos sin tener que interrumpir el flujo de trabajo.
Aunque, en su mayor parte, cargar, compartir y colaborar con archivos (Word, Excel, PowerPoint, imágenes, etc.) es un proceso sencillo, Microsoft Teams utiliza diferentes tecnologías de almacenamiento, incluidos OneDrive para Chat y SharePoint para Teams, que pueden Al principio, las tareas son un poco confusas debido a las opciones y restricciones según la experiencia.
Cómo funciona el almacenamiento de archivos en Microsoft Teams
En los equipos de Microsoft, hay dos tipos de almacenamiento, incluidos SharePoint y OneDrive para la Empresa.
SharePoint
Si comparte archivos en un equipo (canal), esos archivos se almacenarán en la carpeta de SharePoint de la cuenta, que se puede encontrar siguiendo estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft .
- Haga clic en archivos .
- Haga clic en Microsoft Teams .
- Haga clic en el botón de menú (tres puntos) al lado del archivo para acceder al menú contextual con opciones para ver el archivo en línea, descargarlo u obtener el enlace para compartir el archivo con otros colegas.
Una vez que complete los pasos, los archivos aparecerán en el lado derecho. Si no ve un archivo en particular, puede hacer clic en el botón Actualizar en la esquina superior derecha.
Si alguna vez descarga un archivo a su computadora, será accesible desde la ubicación especificada, pero en la pestaña "Archivos" de Teams, también encontrará una sección de Descargas con el historial de sus archivos descargados. Si hace clic en el archivo dentro de esta sección, se abrirá desde el Explorador de archivos.
Los archivos almacenados en la sección Equipos de Microsoft solo estarán disponibles para todos los miembros del canal.
OneDrive para hacer negocios
Si comparte un archivo de forma privada con una o más personas, el archivo se almacenará en la carpeta OneDrive for Business de la cuenta de Teams, y se puede encontrar mediante estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft .
- Haga clic en archivos .
- Haga clic en OneDrive .
- Haga clic en la carpeta que contiene los archivos.
- Haga clic para abrir el archivo.
Cómo cargar archivos en Microsoft Teams
Aunque cargar y compartir archivos es un proceso sencillo, los pasos y las restricciones serán diferentes dependiendo de si está utilizando los canales de chat o de equipo.
Subir archivos a la carpeta Microsoft Teams
A pesar de la capacidad de administrar archivos almacenados en la carpeta de SharePoint (Microsoft Teams) desde la pestaña "Archivos", no es posible cargar archivos usando esta interfaz. En cambio, la única forma de cargar archivos en este almacenamiento es compartir el archivo directamente en el canal del grupo.
Para cargar archivos a Teams, siga estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft.
- Haga clic en equipos .
- Seleccione el equipo (canal).
- Haga clic en el botón Adjuntar de la sección de mensajes.
- Haga clic en la opción Cargar desde mi computadora .
- Selecciona el archivo.
- Haz clic en el botón Abrir .
- Haz clic en el botón Enviar .
Una vez que complete los pasos, los archivos serán visibles para cualquier persona en el canal y aparecerán en la sección "Equipos de Microsoft" de "Archivos". Después de cargar el archivo, puede consultar el mismo elemento seleccionando la opción Microsoft Teams en el menú Adjuntar .
Subir archivos a la carpeta OneDrive
Por otro lado, puede cargar archivos en la carpeta OneDrive directamente usando la pestaña "Archivos", pero estos archivos solo estarán disponibles para usted. Además, los archivos que comparta en privado con otros colegas que usan "Chat" aparecerán en esta carpeta, pero nuevamente, solo serán visibles para usted.
Para cargar archivos a la carpeta OneDrive usando la pestaña "Chat", siga estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft.
- Haz clic en Chat .
- Seleccione un chat reciente (o inicie uno nuevo).
- Haga clic en el botón Adjuntar de la sección de mensajes.
- Haga clic en la opción Cargar desde mi computadora . (O la opción OneDrive , si el archivo ya se ha cargado).
- Selecciona el archivo.
- Haz clic en el botón Abrir .
- Haz clic en el botón Enviar .
Después de completar los pasos, los destinatarios podrán acceder al archivo desde el historial de chat, pero solo usted podrá acceder al archivo a través de la carpeta OneDrive en "Archivos". Sin embargo, siempre puede usar la pestaña Archivos dentro de "Equipos" o "Chat" para acceder rápidamente a los archivos compartidos en esas áreas.
Subir archivos directamente sin compartir
Para cargar archivos directamente a la carpeta OneDrive usando la pestaña "Archivos", siga estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft.
- Haga clic en archivos.
- Haga clic en la pestaña OneDrive.
- Haz clic en el botón Cargar.
- Selecciona los archivos.
- Haz clic en el botón Abrir.
Descargar archivos
Aunque los archivos siempre están disponibles dentro de la experiencia, también puede descargarlos desde cualquier lugar siempre que sea visible para usted.
Para descargar un archivo en Microsoft Teams, siga estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft.
- Desplácese sobre el archivo y haga clic en el botón de tres puntos .
- Selecciona la opción Descargar .
Una vez que complete los pasos, el documento se descargará automáticamente en la carpeta Descargas .
Si el botón no está disponible, siempre puede hacer clic en el archivo para abrirlo en Teams y luego hacer clic en el botón Descargar en el lado superior derecho.
Compartir archivos
También puede crear un enlace para compartir de un archivo, que luego puede compartir con otros colegas.
Para compartir un archivo disponible en Teams, siga estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft .
- Desplácese sobre el archivo y haga clic en el botón de tres puntos desde cualquier lugar.
- Haga clic en la opción Copiar enlace para copiar el enlace al portapapeles.
- Envíe el enlace por correo electrónico o mensajería instantánea.
Después de completar los pasos, puede enviar el enlace a cualquier persona, pero solo los miembros del canal podrán acceder al archivo.
Cómo agregar almacenamiento en la nube en Microsoft Teams
En Microsoft Teams, también puede integrar otros servicios de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Box, ShareFile y Google Drive.
Para agregar una cuenta de Google Drive (por ejemplo), siga estos pasos:
- Abrir equipos de Microsoft.
- Haga clic en archivos.
- Haga clic en el botón Agregar almacenamiento en la nube .
- Seleccione el servicio de almacenamiento. Por ejemplo, Google Drive .
- Confirme la información de su cuenta de Google.
- Haz clic en el botón Siguiente .
- Confirmar la contraseña.
- Haz clic en el botón Iniciar sesión .
- Confirme su código de autenticación de dos factores (si corresponde).
- Haz clic en el botón Listo .
- Haz clic en el botón Permitir.
Una vez que complete los pasos, tendrá acceso para ver y compartir archivos desde su cuenta de Google Drive.
Al integrar un servicio de almacenamiento de terceros a Microsoft Teams, puede compartir archivos dentro de cualquiera de sus equipos, pero por alguna razón extraña (o de seguridad), no puede compartir estos archivos de forma privada mediante el chat. Sin embargo, si debe compartir un archivo de Google Drive de forma privada con una o varias personas, siempre puede descargar el archivo y luego subirlo manualmente a la sesión de chat.
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