Etiquetas de videoconferencia que debes seguir
A muchas empresas de todo el mundo no les importa extender la facilidad del trabajo desde el hogar a sus trabajadores que no necesariamente tienen que estar en el cargo. En este sentido, es importante estar al tanto de cierta etiqueta de videoconferencia .
Si bien las empresas están aprovechando el modo de telepresencia y videoconferencia para permitir una interacción perfecta, aquí hay algunas etiquetas, consejos y reglas de videoconferencia que debe adoptar para crear una impresión duradera.
En una video conferencia, no tienes la oportunidad de conocer a todos en persona para crear una impresión duradera. Por lo tanto, siga estas etiquetas deseadas como guía de referencia.
- Decidir las agendas de las reuniones con anticipación.
- Configurar el fondo
- Prepárate para la reunión
- Sea puntual
- Mantenga su escritorio limpio
- Conoce a tu audiencia
- Documentar puntos relevantes
- Asignar un tomador de notas
- Sea cortés con los demás asistentes.
- Mantenga el micrófono silenciado cuando no esté en uso
Decidir las agendas de las reuniones por adelantado
Una práctica esencial para una videoconferencia efectiva es organizar la reunión solo cuando comprenda perfectamente el tema de las discusiones. Como tal, si usted es el que organiza la reunión virtual, asegúrese de que todos los participantes tengan algún conocimiento al respecto de antemano. Se considera seguro enviar al menos dos recordatorios,
Un día antes de la reunión.
Una hora antes del comienzo de la reunión.
Esto ayuda a los participantes a prepararse para la reunión para que no se tomen desprevenidos y se enfrenten a la etiqueta.
Configurar el fondo
Es más importante tener condiciones de iluminación adecuadas en el fondo para evitar sombras. Del mismo modo, si tiene una ventana soleada directamente detrás de usted, dibuje la persiana para atenuar el rayo. Además, una pared o cortina limpia es mucho mejor que una oficina desordenada o obras de arte extrañas para evitar distracciones.
Tenga en cuenta que la persona con la que está haciendo videoconferencia no debe sentirse distraída. Por lo tanto, asegúrese de verificar lo que ven antes de llamar. Preocuparse demasiado por lo que hay en su entorno y cómo otros lo pueden ver puede agregar estrés que puede interferir en el trabajo.
Prepárate para la reunión
Siéntate derecho sobre la cámara y pon una sonrisa en tu rostro. Use gestos naturales cuando hable e intente limitar las conversaciones paralelas. Evite tocar el micrófono o susurrar papeles cerca del micrófono. Además, mantenga sus movimientos lo más mínimo posible.
Llegar a tiempo
Muchas personas suelen llegar tarde, por lo que llegar a tiempo es importante. De hecho, esto debería ser un estándar para mantenerse al día con cualquier reunión, video u otro. Porque, si bien es posible que pueda salirse con una reunión física, no hay una ruta de escape en una videoconferencia.
Mantenga su escritorio limpio
Su escritorio de trabajo no debe verse desordenado o desorganizado. Como tal, es importante no tener nada entre usted y la cámara. Pierda la pila de papeles, notas adhesivas y otros artículos de papelería de su escritorio. Es posible que también desee mantener limpio su escritorio de Windows. Use la opción Ocultar iconos del escritorio si lo necesita.
Conoce a tu audiencia
No puede aplicar un código de vestimenta escolar a través de una videoconferencia, es decir, dependiendo de la audiencia, su atuendo puede variar de formales generalmente sobrios a francamente informales. Le recomendamos que elija pasteles claros y colores apagados que se vean mejor en la pantalla.
Documentar puntos relevantes
La documentación adecuada de las reuniones remotas permite recuperar detalles de manera eficiente cuando sea necesario. Además, puede ayudar a otros miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión a mantenerse al día.
Asignar un tomador de notas
Siempre mantener un bloc de notas para anotar puntos importantes se considera una buena práctica de reunión general. Esta práctica se vuelve aún más importante cuando se vuelve virtual. Por lo tanto, asigne un tomador de notas para documentar todo en la reunión a medida que sucede. Eso agrega matices y si alguien quisiera volver a visitar lo que se discutió, podría llegar fácilmente allí.
Sea cortés con otros asistentes
Si usted es el organizador o el que organizó la videoconferencia, inicie sesión en su computadora y esté listo para la reunión unos minutos antes de la hora programada. Esta debería ser la primera lección.
En segundo lugar, comience presentándose antes de hablar para que todos los participantes lo conozcan y puedan dirigirse a usted por su nombre.
Mantenga el micrófono silenciado cuando no esté en uso
Aunque es posible que no esté hablando y piense que está en silencio, la mayoría de los micrófonos pueden captar ruidos de fondo menores, como tos, estornudos o mecanografía. Estos sonidos pueden distraer fácilmente a otros participantes de la videoconferencia o pueden causar molestias. Por lo tanto, silencia el micrófono antes de tomar un descanso y mudarte durante una reunión.
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